Любая работа требует систематизации, а работа с документами особенно. Это важно для порядка и организованности на рабочем месте, которая безусловно повышает эффективность труда сотрудника. Номенклатура дел это установленные правила группировки, хранения документов, их систематизация, которая позволяет работать с документами оперативно.
Поэтому в любой уважающей себя организации придерживаются общих правил работы с документами. Самым основным правилом является группировка документов в дела по их общему признаку или относящихся к одному участку деятельности и какому-либо одному субъекту.
В делопроизводстве различают несколько вариантов номенклатуры
-
Типовая — которая создана для однотипных организаций и объединяет под собой общие правила для них.
-
Примерная номенклатура имеет характер рекомендации. Она служит основание и источником правил, которые разрабатываются уже для конкретных организаций с учетом их специфических качеств.
-
Индивидуальная разрабатывается специально уполномоченными лицами с участием руководящего состава. При их разработке должны быть учтены уставные и прочие документы компании, специфика ее деятельности, направление, цели и задачи.
Содержание номенклатуры
Для того, чтобы грамотно ее разработать, необходимо понимать из чего она должна состоять.
Структура номенклатуры обычно выглядит как таблица, состоящая из пяти разделов.
Первый раздел посвящен индексам дел. Данный номер должен состоять из двух частей, первая из которых отображает номер подразделения компании, вторая порядковый номер дела.
Второй раздел состоит из заголовков дел, которые по правилам должны отражать в себе следующие моменты
-
название или вид самого документа (журнал, дневник, дело и так далее);
-
наименование адресата;
-
кроткое содержание;
-
территориальное наименование;
-
промежуток времени, которому имеют отношения данные документы;
-
сведения о копийности.
Третий раздел заполняется по окончании года и должен содержать количество единиц хранения.
Четвертый раздел отображает сроки хранения на основании перечня;
И последний, пятый раздел, необходим для отметок и примечаний к вышестоящему тексту.
Данный документ необходимо заполнять полностью, кроме его третьего пункта. Далее номенклатура должна быть пересмотрена каждый год и вводиться в действие каждое первое января каждого года.
