Акт о выделении документов к уничтожению это документ, рано или поздно необходимый любой организации.
Он составляется для уничтожения информации о делах, чей срок хранения истек, таким образом организация чистит свой архив и уменьшает его объемы.
Уничтожение документов без акта является незаконной деятельностью и карается законом. В данной статье рассмотрим содержание документа и правила его оформления.
Необходимость акта о выделении документов к уничтожению
Этот акт является основой для процесса уничтожения документов. Он представляет собой список разновидностей документов, подлежащих уничтожению, и краткого их описания.
Также в нем прописывается срок хранения документа, что фактически служит причиной для его уничтожения. Форма акта утверждена Росархивом и является приложением к основным правилам работы архива любой организации.
Дела, которые следует уничтожить, после утверждения акта переносятся в отдельное место хранения и содержатся отдельно от действующих. Далее дела отправляют в утилизацию, которую также подтверждают актом, но уже другим.
В акте содержится большое количество полей для дат: дата протокола экспертно-проверочной комиссии учреждения, дата оформления акта согласования с ЭПК, утверждения акта главой организации, дата вывоза и утилизации.
Такое количество чисел предназначено для быстрого восстановления хронологии событий.
Содержание акта
- Порядковый номер.
- Заголовок дела или группы дел. Сюда вносится точный заголовок документа, подлежащего уничтожению. Если документы имеют схожие заголовки, их вносят под один порядковый номер.
- Крайние даты. В раздел записываются даты окончания срока действия документов.
- Номер описи. Если при передаче дел в архив создавалась их опись, то в графу записывается день, месяц и год её проведения. Если же опись не делалась, графа остается пустой.
- Номенклатурный индекс дела или его номер по описи. Заносится номер дела, присвоенный ему в номенклатурном перечне.
- Количество единиц хранения. Количество дел, подлежащих уничтожению.
- Сроки хранения дел и соответствующие номера статей по перечню. Указывается срок хранения дел в годах и номер статьи в перечне, которому соответствует данное дело. В перечне, как правило, указаны самые типовые документы, отличные от документов, используемых организацией. В обязанности работника архива входит определение статей, к которым относятся уничтожаемые документы.
- Итоговая запись. Общее количество дел, подлежащих уничтожению.
Ниже расположен типовой бланк и образец акта о выделении документов к уничтожению, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
