Важнейшая задача руководства любого коммерческого предприятия – наладить надлежащий контроль за всеми областями ведения бизнеса компанией, в том числе и за исполнением обязательств по соглашениям, заключённым с партнёрами.
Одним из инструментов, применяемых для такого контроля, являются акты сверок с поставщиками.
Как и для чего осуществлять сверку с поставщиками по договору
Первый вопрос, на который мы попытаемся ответить – для чего проводится сверка.
Отношения с поставщиком, который по какому-либо соглашению продаёт товар клиенту, вполне могут быть достаточно долгосрочными. Иногда договоры поставки работают в течение нескольких лет.
Исходя из этого, необходимо каким-то образом контролировать как надлежащее исполнение договора партнёром, так и самому соблюдать все взятые на себя добровольно обязательства.
Нормально, практикой для проведения проверки исполнения договора может стать периодическая встреча представителей сторон договора поставки и сверка данных и документации, оформляемой при каждой конкретной операции поставки и её оплате.
Таким образом, сверка данных – это сравнение документов у поставщика и получателя груза. В идеале, документы и информация в них должна быть идентична у обоих участников.
То есть, у каждой из сторон договора должны быть одинаковые образцы документов, которые подтверждают исполнение сделки и данные в них должны полностью совпадать.
Оформление акта сверки с поставщиком
Второй вопрос, который мы бы хотели осветить – как оформить сверку данных с поставщиком.
Делается это довольно просто: с помощью акта проведённой сверки. Это не сложный к составлению документ, в котором наиболее важно отразить сам факт проведённой сверки и её результаты. Отражать подробности самого договора поставки в акте не обязательно.
Примерное содержание такого акта может быть следующим: « ____числа___года во исполнение договора поставки №… , заключённого между …и …., была проведена сверка данных и документов.
Нарушений исполнения обязательств сторонами по договору не выявлено, претензий друг к другу у участников договора поставки не имеется, дальнейшее исполнение договора может происходить в прежнем порядке». Акт составляется в двух экземплярах, подписывается поставщиком и клиентом, и хранится как приложение к договору.
Таким простым документом участники договора всегда могут доказать, что до определённого момента нарушений по условиям соглашения никто из участников не допустил.
Целесообразно проводить такие периодические сверки дабы за всё время, пока соглашение действует, участники могли своевременно замечать несоответствия или разногласия и оперативно устранять их.
Ниже расположен типовой бланк и образец акта сверки с поставщиком, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
