Авансовый отчет – документ, прошедший унификацию, его используют для контроля сотрудника касательно расходов во время командировки.
При указании сумм в данном документе от сотрудника требуется также подтверждение его расходов (чеки, счета-фактуры и т.д.). При выдаче денежных средств сотруднику на другие расходы также заполняется авансовый отчет.
Единственным условием является то, что сотрудник должен являться подотчетным лицом согласно документации (приказу по организации).
Авансовый отчет бланк, что в нём указывается
Лицо, заполняющее данный вид отчета указывает:
-
название организации;
-
дату (день, в который составлен отчет);
-
подразделение (в котором числится данный сотрудник);
-
свои данные (ФИО, занимаемую должность, табельный номер);
-
цель получения денежных средств - конкретно на что планируется их потратить (проживание, продукты и т.д.)
С другой стороны бланка сотрудник должен заполнить таблицу, в которой подробно указываются фактические расходы, дата расходов, номера документов, подтверждающих те или иные расходы. На против каждого из пунктов указывается сумма, потраченная на последний. В конце бланк подкрепляется подписью сотрудника. По возвращении из командировки, бланк необходимо сдать в отдел бухгалтерии с прилагаемыми к нему документами, подтверждающими расходы.
Бухгалтер организации, получивший бланк, должен проверить его на отсутствие ошибок, сверить указанные и приложенные документы, подтверждающие расходы. Каждому бланку присваивается уникальный номер.
В пункте «расписка», указывается от кого был принят данный бланк, указывается сумма, которая была потрачена, тот самый уникальный номер, дата произведения расходов и принятия бланка, количество документов, подтверждающих расходы. Закрепляется данный бланк подписью бухгалтера. Расписка отрывается в качестве подтверждения его принятия, после чего отдаётся сотруднику, который отдал бланк.
Бухгалтер в пунктах 7 и 8 указывает сумму, которая была принята к учёту, в пункте 9 требуется указать дебет счета (в котором будут списаны расходы).
Следующим пунктом для выполнения бухгалтером является заполнение таблицы, в которой будет указываться выданная сумма по авансу, и сумма, потраченная фактически. В зависимости от того, есть ли перерасход или остаток, бухгалтер должен будет заполнить соответствующий пункт. В случае наличия остатка, бухгалтер возвращает остаточную сумму согласно приходному кассовому ордеру. Если же получился перерасход, сумма которую требуется возместить сотруднику, выдаётся в соответствии с расходного кассового ордера. Далее заполняется пункт «остаток внесён/остаток выдан в сумме».
Вторая часть является исключительно дополнением первой таблицы, в нём бухгалтер указывает лишь счета.
Сам бланк должен заверить руководитель предприятия.
Ниже расположен типовой бланк авансового отчета, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
