Любой работник организации может заболеть, уволиться или уйти в отпуск, и сотрудник кадровой службы не является исключением.
Но кадровик помимо прочего отвечает за ведение и хранение трудовых книжек остальных работников. В этом случае проводится передача трудовых книжек, которая оформляется в письменном виде актом приема передачи.
Внизу страницы Вы можете скачать бесплатно образец акта и задать вопросы дежурному юристу.
Правила составления акта приема передачи трудовых книжек
Акт приема передачи трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется комиссией. Состав комиссии утверждается внутренним приказом руководителя и не может быть менее двух человек.
В акте отражается ФИО владельца трудовой книжки (вкладыша), серия и номер книжки и вкладыша, а также иные сведения заполнения книжек или их повреждения. Не забываем отразить новые бланки трудовых книжек и вкладышей.
Подсчитываем количество заполненных трудовых книжек, вкладышей и бланков и также отражаем в акте. Кроме того, в акте необходимо оформить передачу журнала учета и ведения трудовых книжек, который в обязательном порядке должен вестись на предприятии.
Обязательным условием составления акта является указание ФИО и должность лица передающего документы, и ФИО и должность лица принимающего эти документы.
Заполнение акта приема передачи трудовых книжек
Например: Я____(ФИО)_____, начальник кадровой службы передал, а ____(ФИО)__ специалист кадровой службы принял следующие документы: (далее перечисление передаваемых документов).
Акт, в присутствии членов комиссии подписывается сторонами, затем всеми присутствующими членами комиссии. После того, как акт подписан, он передается на утверждение руководителю организации.
Не стоит относиться к составлению акта легкомысленно, особенно со стороны принимающего сотрудника. Ведь в случае, если трудовые книжки не полностью заполнены, повреждены или что еще хуже - отсутствуют и это не указано в акте, вся ответственность в полной мере ляжет на работающего в настоящее время сотрудника.
Конечно, перед передачей дел передающий сотрудник кадровой службы постарается навести порядок, однако не теряйте бдительности и проверьте каждую трудовую, даже если их очень много.
Количество экземпляров акта не регламентировано, но лучше их оформить не менее трех: по одному экземпляру для каждой заинтересованной стороны и один экземпляр в делопроизводство компании.
Ниже расположен типовой бланк и образец акта приема передачи трудовых книжек, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
