Деловую поездку сотрудников обеспечивает работодатель выдачей командировочных. Эти деньги предназначены на конкретные цели: проживание, проезд и питание работника.
После завершения поездки, командированный сотрудник составлением авансового отчёта по командировке обязан подтвердить траты, произведённые из средств выданных перед поездкой.
Зачем необходим авансовый отчёт
Можно задаться вопросом, так ли необходимо требовать от командированных сотрудников составлять авансовые отчёты и подтверждать траты письменно.
Самому сотруднику это лишняя работа, да и предприятию главное, чтобы цель поездки была достигнута, а командировочные выдаются не настолько крупные, чтобы можно было говорить о какой-то растрате и нецелевом расходовании средств.
Ведь если сотрудник выполнил задание на командировку, значит он действительно был в нужном месте, проживал там и чем-то питался.
Но помимо таких очевидных фактов существуют и требования закона, которые обязывают само предприятие учитывать каждый рубль, выдаваемый из кассы или приходящий в неё.
Мало того, каждому рублю должен соответствовать подтверждающий документ. Именно поэтому наличность, выдаваемая на обеспечение командировки, и требует отчёта об её тратах.
Составление авансового отчёта по командировке
Когда деловая поездка окончена, необходимо составить авансовый отчёт, а в нём указать, куда конкретно были потрачены командировочные.
От сотрудника требуется перечислить все места, где были произведены траты подотчётных средств, указать, на что конкретно тратились деньги и в какой сумме.
Сам отчёт не будет принят, если описанные в нём, произведённые работником траты, в свою очередь, не будут иметь документального подтверждения. Это довольно серьёзное требование.
Те суммы, на которые командированный не смог предоставить оправдательный документ (чек или квитанцию об оплате), могут быть взысканы с самого сотрудника как потраченные на личные нужды, а не на командировку.
Во время поездки все квитанции, чеки и иные подтверждения трат собираются сотрудником и сохраняются до конца командировки. В случаях, когда командировочные потрачены не полностью, деньги сдаются обратно в кассу, а в отчёте указывается непотраченный остаток.
Лицу, которое не смогло успешно отчитаться о тратах командировочных, запрещено выдавать авансом новые суммы денег из кассы.
Ниже расположен типовой бланк и образец авансового отчета по командировке, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
