На любой крупном, среднем, да даже в маленьком предприятии происходит бешеный оборот документации, содержащих в себе информацию о работниках, тех или иных событиях, различного рода приказы, распоряжения и т.п.
Но как разобраться в таком огромном объеме документов?
Чтобы удобнее было работать со всеми этими бумагами и не тратить огромного времени для поиска того или иного документа существует номенклатура дел.
Под термином номенклатура дел подразумевается системный перечень наименований дел с обозначенным сроком их хранения, организованный лицом (лицами), в функции которого входит отслеживать документооборот.
Рассмотрим, что же это такое - номенклатура дел отдела кадров образец которой можно скачать на этом сайте.
Содержание номенклатуры дел отдела кадров, образец
Как показывает практика, каких либо специфических знаний деятельность по составлению перечня документации предприятия не требует, однако это не значит, что в данном вопросе не следует придерживаться правил делопроизводства.
Вообще перечень дел для облегчения работы с ним, имеет вид таблички, в которой указаны следующие данные:
Условно ее можно разделить на два столбца: «Название графы» и «Содержание графы». Итак:
Индекс дела. Здесь указывается индекс дела.
Индекс состоит из:
- Номера строго подразделения, который указывается по специальному классификатору. В случае если оно отсутствует, указывается вид деятельности организации.
- Порядкового номера внутри самого подразделения или вида деятельности.
Обобщим данную информацию и для наглядности приведем пример. Индекс делиться на две части. Первая часть - структурное подразделение. Вторая часть - порядковый номер дела. Пример: 04-02; 05-01.
Далее следуют:
- Заголовок дела. Здесь пишется наименование дел, причем следует помнить, что согласно инструкции, расположение дел напрямую связано с их важностью. Проще говоря, на первом месте - документ организационного и распорядительного характера, а второстепенное место занимают уже плановые, отчетные документы. Причем внутри документы располагаются по мере убывания срока хранения.
- Количество единиц хранения. Здесь все просто, указывается количество дел за прошедший год. В связи с этим, заполнение граф идет в конце года когда точно известна эта цифра.
- Срок хранения и номер статей по перечню. Здесь все соответствует названию графы, т.е. ставиться время хранения дел и указывается статья перечня типовых управленческих документов.
- Примечание. Здесь делаются дополнительные пометки, относящиеся к делу.
Типы номенклатуры дел
Она может быть:
- Примерной, то есть может меняться в ходе работы.
- Типичной - стандартный тип документа.
- Индивидуальной - зависит от стратегии компании.
Таким образом, номенклатура дел отдела кадров это, конечно же, документ, требующий над собой работы не одного дня, но после его составления он облегчит деятельность любого предприятия в сфере делопроизводства. Данный документ поможет быстро сориентироваться в большом потоке документации. Каких либо специфических знаний он не требует, следует только держаться имеющегося образца.
Ниже расположен типовой бланк и образец номенклатуры дел отдела кадров вариант которой можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
