Такая выписка является необходимым документом, в случае целесообразности предоставления информации ограниченного объема третьим лицам.
Здесь мы рассмотрим правила составления такой выписки, а также предложим типовые формы подобных документов. Бланки для скачивания доступны в конце страницы.
Квалифицированные специалисты готовы прийти к вам на помощь и оказать дополнительные бесплатные консультации всем, кто заполнит онлайн форму заявки.
Порядок составления выписки из штатного расписания
Такая форма предоставления информации связана с необходимостью соблюдения тайны личной жизни работников, а также необходимостью сохранения коммерческой тайны предприятия или организации - работодателя.
Штатное расписание изготавливается в единственном экземпляре и подлежит обязательному хранению в кадровой службе работодателя. Оригинал расписания не может быть выдан третьим лицам. Однако, отдельные части такого документа могут быть доведены до заинтересованных лиц.
Учитывая то, что расписание, как правило, не является государственной тайной, выписка может составляться из любой части основного документа, а также быть составленной из различных его частей.
При этом, конечный вид выписки не должен искажать смысл и содержание информации, изложенной в оригинальном штатном расписании.
Выписка может быть составлена исключительно после вступления в свою юридическую силу основного документа.
Как правило, подобная форма документа составляется лицом, ответственным за хранение основного штатного расписания.
Рассматриваемый документ может быть изготовлен в виде ксерокопии или фотокопии части оригинального штатного расписания.
Правила составления выписки
В случае возникновения необходимости, такой документ может быть истребован у лица, ответственного за хранение оригинала расписания.
Решение об изготовлении выписки принимает руководитель предприятия или иное должностное лицо, уполномоченное им на совершение такого действия.
При необходимости, в целях учета ознакомленных лиц, инициатор запроса может быть обязан предоставить письменный документ об истребовании выписки.
Такой документ вправе быть оформленным в виде служебной записки. На данном документе, руководитель организации, делает письменную пометку о необходимости выдачи информации.
Далее, служебная записка с резолюцией начальника, передается исполнителю, который и готовит необходимую форму.
Соответствие выписки оригинальному расписанию
После изготовления требуемой выписки, ее соответствие оригинальному расписанию может подтверждаться штампом организации или кадрового подразделения, а также подписью ответственного за ее формирование лица.
При необходимости, в случае расположения истребуемой информации на нескольких листах, конечная форма документа может быть сшита в единую брошюру. В таком случае, дополнительно, делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных листов.
Информация о выдачи выписки из штатного расписания может быть занесена в специально заведенный журнал учета. При наличии такого журнала, лицо, получившее оригинал выписки из расписания, удостоверяет такое получение путем проставления соответствующей подписи в соответствующей графе.
При необходимости, здесь же может ставиться отметка о конечном приобщении выписки к материалам какого-либо накопительного дела.
Читать документ далее
