Совсем неважно, в какой сфере вы работаете, и какова специфика деятельности предприятия: от грамотно построенного документооборота в организации зависит ее деятельность.
На помощь руководителям организаций приходят секретари-делопроизводители.
Такое совмещение двух профессий вызвано желанием организации не дублировать должности в рамках одного предприятия.
Эта работа является кропотливой и требующей внимания, самоконтроля, собранности, толерантности, самообладания.
А поскольку секретарь–делопроизводитель является сотрудником, то необходимо определить и зафиксировать круг ее обязанностей.
Таким документом может выступать непосредственно как сам трудовой контракт, так и должностная инструкция секретаря–делопроизводителя.
Последней признается кадровый документ второй по значимости после трудового соглашения, где подробно описываются обязанности сотрудника, система подчинения в рамках организации, и прочие условия.
Данный документ позволяет строго разграничить обязанности между сотрудниками компании, обеспечив эффективные условия для всего трудового процесса.
Общие требования к должностной инструкции
Письменное оформление документа;
- Согласование между отделами предприятия и утверждение руководителем предприятия (обязательно должна подпись руководителя, печать организации);
- Содержание обязанностей сотрудника (чем детальнее будут прописаны должностные обязанности сотрудника, тем проще осуществлять контроль за его деятельностью, привлекать к ответственности, проверить соответствие занимаемой должности);
- Требования к должности;
- Ознакомление сотрудника с документом под роспись (документ изготавливается в двух экземплярах, один передается работнику, другой – хранится в его личном деле).
Обязательные положения инструкции секретаря-делопроизводителя
Общие положения:
- должность, подразделение, где сотрудник осуществляет свою трудовую деятельность;
- описание тех задач, для решения которых образована данная должность;
- организация системы подчинения (какому руководителю подчиняется);
- условия назначения, освобождения от должности;
- перечень внутренних документов предприятия, которым сотрудник подчиняется при выполнении своей трудовой функции;
- требования к должности (образование, дополнительные знания, стаж, навыки).
Обязанности
В данном разделе необходимо описать перечень работ, которые сотрудник должен выполнять.
Вне зависимости от вида деятельности самого предприятия рекомендуется трудовые обязанности сотрудника разбить на несколько блоков.
Обязанности секретаря-делопроизводителя:
- правила оформления документов;
- организация работы с документами;
- ведение документооборота (входящая и исходящая корреспонденция);
- работа с телефонными звонками;
- ведение архива документов в компании.
В инструкции могут быть предусмотрены и иные функциональные обязанности.
Права сотрудника
При разработке данного пункта инструкции необходимо тщательно проработать действующее законодательство и прописать круг полномочий сотрудника для эффективного выполнения трудовой функции.
Ответственность сотрудника:
- Данный пункт может найти свое отражение в трудовом соглашении. Однако персональную ответственность рекомендуется оформлять именно в должностной инструкции.
- От того, насколько полно и грамотно будет разработана должностная инструкция, зависит не только работа самой организации, но сотрудничество работника и руководителя.
Ниже расположен типовой бланк и образец должностной инструкции секретаря–делопроизводителя вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
