Сопроводительное письмо к документации часто вызывает много вопросов у составителей.
Что должно входить в сопроводительное письмо?
На каком бланке заполняется?
Рассмотрим в этой статье, как правильно оформляется образец сопроводительное письмо к документам.
Сопроводительное письмо к документам
Сопроводительное письмо к документам – это письмо, сопровождающее отправленные документы, где содержится название документа и необходимые действия, которые должен выполнить получатель.
Сопроводительное письмо является:
- Доказательством, что документы были отправлены. В данном случае, адресат не может сказать, что не получал какой-либо документ, потому что в письме есть описание всех отправленных документов.
- В сопроводительном письме имеется инструкция (что нужно делать получателю с документами, какие документы нужно подписать, на какие документы необходимо поставить печать, а какие документы вернуть отправителю обратно).
Правильное написание сопроводительного письма
Письмо пишется по общей структуре, как для деловых писем.
Вверху документа, в самой шапке указывается:
- Наименование компании.
- Фамилия, имя, отчество получателя.
Далее ставится дата, номер и заголовок сопроводительного письма. Потом идет обращение к получателю.
Каждое сопроводительное письмо начинается обычно с таких слов, как:
- Представляем Вам.
- Высылаем Вам.
- Направляем Вам.
Здесь нужно обязательно указывать названия документов, которые отправляются, их дату, номер. Также нужно написать специальную пояснительную инструкцию для получателя (там поясняется, что он должен сделать с полученной документацией).
В основной части в письме может еще быть просьба.
Просьба обычно начинается с таких обычных фраз, как:
- Просим передать.
- Просим подтвердить получение.
- Просим информировать.
- Просим руководствоваться.
- Просим возвратить.
Дальше, под основным текстом могут быть отметки о приложениях, присутствующих в документе. Они нужны для того, чтобы было легче в дальнейшем производить обработку почты, и была меньшая вероятность потерять отправленную документацию.
В заключительной части сопроводительного письма содержатся:
- Подпись отправителя.
- Должность отправителя.
- Фамилия, имя, отчество отправителя.
Оформляется сопроводительное письмо обычно на специальном фирменном бланке организации.
Ниже расположен типовой бланк и образец сопроводительного письма к документам вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
