Протоколы являются документами, фиксирующими процесс по обсуждению перечня проблем и принятию того или иного решения на собрании, совещаниях, заседании, конференции.
Протокол составляется в различных организациях, в которых имеется временный либо постоянный действующий коллегиальный орган, комиссия.
Формами их функционирования являются обсуждения определенных позиций во время собрания либо заседания, коллективное принятие решения, как правило, посредством голосования.
Как оформить протокол
Исходя из обобщенного порядка по составлению протоколов, алгоритм подготовки к заседаниям либо собраниям выглядит следующим образом:
-
Формулируются перечни вопросов, выносящихся на повестку дня, которые необходимо решить.
-
Определяется состав основных докладчиков.
-
Производится подбор соответствующих материалов, к примеру, проектов какого-либо документа, который требует рассмотрения и должен быть утвержден, а также текст доклада и иные вопросы.
В процессе ведения протоколов заседания комиссиий секретарями ведутся записи по ходу обсуждений проблем на повестке дня и касательно принимаемых решений.
Если речь идет о крайне важных заседаниях, возможно стенографирование, запись докладов и выступлений при помощи диктофонов, как основы для последующего протоколирования.
Структура протоколов
Заголовки протоколов являются важнейшими поисковыми признаками, они призваны способствовать ускорению и оптимизации поисков нужных вам документов.
Далее, переходим к текстовым частям протоколов, которые должны быть ясно структурированы.
Речь идет о том, что, вне зависимости от перечня проблем, которые включены в повестки заседаний либо совещаний, процесса по их обсуждению, решения, которое принимается, тексты документов должны включать в себя определенные части, расположенные в одинаковом порядке.
Таким образом, тексты протоколов делятся на два раздела:
-
вводные части, в которых приводятся перечни фамилий и инициалов председателей и секретарей собраний; данные по всем присутствующим на собраниях, и повестки дня;
-
основные части, которые отражают процесс по обсуждению проблем на повестке дня и фиксируют список принимаемых решений.
Протоколы подписываются, когда их тексты прошли окончательную редактуру, выверены и структурированы, исходя из соответствующих повесток собраний.
Документы подписываются председателями и секретарями собраний.
Местами расположения подписей являются левые поля, при этом следует отступить расстояние в пределах двух-трех межстрочных интервалов.
Юридическая сила у протоколов появляется исключительно за счет этих росписей.
Ниже расположен типовой бланк и образец оформления протокола, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
