Общение между различными организациями и компаниями - необходимость. Современные технические средства передачи информации позволяют самые разные формы общения.
Иными словами, технический прогресс предоставляет огромные возможности для общения. Тем не менее, правила общения, правила делопроизводства остаются.
В частности, имеют место определённые правила переписки между юридическими лицами. В чём же заключаются особенности деловой переписки?
Письмо как основа делового общения
Можно сказать, что письмо является основой любого делового общения. Каждой организации следует иметь представление о том, как составлять деловое письмо. Это связано с тем, что любой запрос, вопрос, просьба выражается в письме. Именно поэтому на сегодняшний день существует большое количество видов деловых писем.
Прежде всего, следует помнить об обыкновенных правилах и нормах этикета. Письмо должно содержать приветствие.
Только после этого можно переходить к формулировке вопроса или просьбы. В заключение письма, следует всегда заранее поблагодарить за ответ на вопрос или выполненную просьбу. Вежливое окончание письма всегда создаст хорошее впечатление о Вашей организации.
Особенности составления деловых писем
Для начала, можно ознакомиться с образцами различного рода деловых писем в Интернете. Тем не менее, каждое письмо должно иметь свой собственные, индивидуальные. В частности, особое значение нужно удалять своим реквизитам. Одного названия Вашей организации будет недостаточно. Следует указать полные данные, включая адрес, телефонный номер и веб-сайт (если таковой имеется).
Кроме того, многие организации для написания писем используют свои собственные бланки. Речь идёт о шаблонах, которые содержат фирменную эмблему и наименование предприятия, а также контактную информацию. Можно сказать, что подобные бланки придают письму большую презентабельность. Следует также добавить, что для оформления бланка используют определённые стандарты и правила.
Непосредственно текст самого письма следует писать несложными и не очень длинными предложениями. Слова и специальная терминология должны быть ясны адресату.
В заключении, можно сказать, что самое главное в деловом письме - точное указание и формулирование его цели. Иными словами, адресат, прочитав письмо, должен понять, о чём идёт речь, и с какой целью Вы написали это письмо.
Если у вас возникло множество вопросов, и имеется несколько поводов для написания письма, то наилучшим вариантом будет составление отдельных писем, но не их объединение в один документ.
Ниже расположен типовой пример и образец письма организации вариант которого можно скачать бесплатно.
