Иногда формируются обстоятельства, при которых компания не может вовремя выполнить свои обязательства.
То есть, ей необходима отсрочка в произведении оплаты, либо поставки.
Для того, чтобы данный факт не выглядел как заведомое нарушение условий договора, эта компания должна написать гарантийное письмо своему контрагенту.
Данная бумага оформляется и в другом случае.
Например, появилась необходимость получить продукцию без предоплаты, оплачиваться эта продукция может только позже.
То есть, долговых обязательств на момент написания письма еще нет. Они появятся впоследствии.
Форма и структура гарантийных писем
Данные документы оформляются на фирменном бланке компании. Это означает, что реквизиты уже присутствуют. Пишется он на листе формата А4. Лист схематично разбивается на две части (верхняя и нижняя). Верхняя, в свою очередь делиться еще на две. Левая из них содержит дату написания, отметки о регистрации в журнале исходящей корреспонденции, город, в котором она была написана, исходящий номер.
При подаче письма в том же секторе ставится отметка о регистрации.
Напротив, справа находится «шапка». В ней, в первую очередь, необходимо определить адресата. Для этого указывается название компании, в которую направлено письмо и должность лица, которое его будет рассматривать.
Во второй части (нижней) будет содержаться сам текст письма. Допускается внесение названия документа «гарантийное письмо». Если это было сделано, название выделяется шрифтом. В тексте необходимо будет выделить место под вводную часть.
В ней необходимо указать о типе взаимоотношений с контрагентом. Далее необходимо изложить свои пожелания. Если речь идет о поставке без предоплаты, необходимо указать, что именно нужно поставить и на какую сумму.
После этого нужно будет определить точную дату, когда за эту поставку будет произведен окончательный и полный расчет.
В конце текста нужно указать доверенное лицо компании, которая это письмо направляет. Этим лицом могут быть руководители высшего звена. Информация о них пишется внизу слева. Напротив, вносится графа для подписи и приводится ее расшифровка. Допускается указание личной контактной информации.
Если это письмо направляется исполнителем, то контакты пишутся именно его и указывается его должность, фамилия и инициалы.
Подпись руководителя обязательно должна быть заверена оригинальной печатью компании. Только в этом случае данный документ принимает юридическую силу.
Стоит помнить, что факт написания и подачи гарантийного письма не обязательно приведет к желаемому результату. Компания, которая будет его рассматривать, имеет все законные права отказать.
Ниже расположен типовой бланк и пример гарантийного письма вариант которого можно скачать бесплатно.
