Протокол — это документ, призванный зафиксировать факт собрания группы лиц для того, чтобы решить определенный вопрос и исход такого совещания.
Носит характер:
- информационный — в нем отражается процесс совещания;
- распорядительный — результатом его становится вердикт, подлежащий исполнению.
При ведении протокола происходит документирование встречи группы лиц, собирающихся вместе для решения проблемы, либо для обсуждения вопроса. Применяется так же при конференциях, семинарах и прочих собраниях.
Совещание — инструмент распорядительной и управленческой деятельности в организации, имеет большое значение для анализа обстановки в компании. А так же помогает учитывать мнение всего коллектива, продуктивно взаимодействовать отделам организации. Всю группу лиц, участвующую в таком мероприятии объединяет одна цель — создание результата общими усилиями.
Для фиксирования процесса рассмотрения вопросов, вынесенных на обсуждение, применяется протокол, ведением которого как правило занимается секретарь.
Для начала совещания сотрудников, оповещают рассылкой уведомления о назначении даты, времени и темы совещания. Такой способ информирования, документально оформленный, называется повесткой. Которая далее будет основанием для ведения протокола, так как содержит в себе основную информацию об участниках и целях проведения заседания. Копия повестки обычно служит одним из приложений к договору.
Список участников, если их количество более 15 человек, формируется отдельным документом, прилагаемым к протоколу заседания.
Содержание протокола собрания
Согласно нормам ГОСТа по оформлению документации, существуют требования для создания протокола.
1. Первая часть стандартно состоит из:
- полного наименования компании;
- слова «Протокол»;
- номера документа и даты его формирования с указанием места проведения.
2. Вводная часть содержит данные:
- о председателе совещания;
- о присутствующих и приглашенных лицах;
- информация из повестки дня;
3. Основная часть — это непосредственно ход обсуждения, в кратком или подробном его изложении. Фиксируются фамилии выступающих и решенные вопросы.
Подписывается протокол председателем и секретарем, не требует удостоверения печатью организации, так как является внутренним актом. Формируется же протокол, как правило, в течение пяти дней, не более, на основе сделанных записей или произведенной аудиозаписи всего процесса.
Ниже расположен типовой бланк и образец протокола совещания вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
