Часто в организациях и предприятиях возникает необходимость для составления описаний дел в архиве или в делопроизводстве.
Любая опись предназначена для учета и раскрытия содержания всех дел предприятия. Это делается для того, чтобы в будущем ее можно было применять в целях оперативного поиска всех документов, а также в справочных целях.
Порядок передачи документов
Отметим, что порядок оформления и составления описей дел регламентирован главными и основными правилами работы архивов предприятия, которые одобрены решением Коллегии Росархива.
Рассмотрим порядок оформления и составления описи дел, которые подаются в архив предприятия. Но для начала остановимся на непосредственной организации работ, что касается передачи документов в архив.
Архив организации должен комплектоваться документами временного (около десяти лет) и постоянного хранения.
В первом речь идет о деле по личному составу, хотя в архиве составляются описи дел и специфических видов документации.
Обычно дела, которые хранятся меньше 10 лет, в архив не попадают, поскольку они часто остаются только в структурных подразделениях до момента истечения основных сроков их хранения или же утраты практического значения.
В будущем их могут просто уничтожить по акту соответствующей формы. Хотя, иногда по решению руководства, разрешается передавать такие дела в архив.
Сроки хранения документов
Для определения сроков хранения документации используют следующее:
- Отраслевые или ведомственные перечни ценных бумаг обязательно с указанием основных сроков хранения;
- Номенклатуру дел за год;
- Весь список управленческих архивных документов, сформировавшихся в процессе деятельности органов местных организаций, государственных органов или местного самоуправления;
- Перечень архивных документов, сформировавшихся в производственной деятельности или в научно-технической с указанием сроков сбережения.
В отношении с нормативными требованиями документы должны подлежать передаче в архив примерно через трехлетний период после их завершения в делопроизводстве.
Составление описи передачи документов
Сотрудник структурного подразделения составляет сдаточную опись документации. Делает он это по всем установленным правилам. Опись составляется в 2-ух экземплярах, один передают в архив, а другой – в отдел.
Опись дел структурного подразделения должна включать в себя такие элементы:
- Общее количество листов;
- Индекс дела по номенклатуре;
- Основной срок сбережения дела и его заголовок;
- Крайние даты (поздняя и ранняя);
- Порядковый номер по отдельной описи по каждому структурному подразделению.
При образовании на предприятии большого объема какого-то вида из указанных документов разрешается выделять их только в самостоятельную опись.
К примеру, опись личных дел. Обозначим, что личные карточки и дела добавляются в опись по году увольнения работников.
Ниже расположен типовой бланк и образец описи передачи документов, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
