У каждого документа есть свой срок, не будут же они храниться вечно.
Для тех документов, которые уже, в принципе, не нужны, и ими никто не пользуется, в каждой организации либо органе существует архив, куда они и отправляются.
Но даже архивы не вечны, приходится постоянно производить утилизацию ненужной макулатуры.
Виды документов, подлежащих хранению
Их можно разделить на 3 группы:
- недолговременные (лежат в организации менее 10 лет);
- долговременные (более 10 лет);
- бессрочные (могут находится на предприятии до наступления какого-либо юридического факта).
Сроки хранения документов
В отдельных организациях могут быть свои сроки, по истечении которого документ уничтожается. Оформляются такие сроки соответствующим приказом руководителя организации.
Необходимо сказать, что существуют специальные перечни сохранения документов, которые затрагивают, как круг гос., правоохранительных органов, местных органов, так и различные организации.
Например, бухгалтерские документы везде, в соответствии с законодательством, хранятся не менее 5 лет.
Важно учитывать тот факт, что время отсчета сроков берет свое начало не с момента их составления, а с 1 января следующего за этим годом.
Если говорить о договорах и различного рода соглашениях, то они хранятся 5 лет, с момента истечения срока их действия.
Срок, составляющий 5 лет, также относится и к поручениям руководства организации структурным подразделениям. Проекты, приказы, распоряжения хранятся 1 год.
Есть очень долговременные сроки, это, например, 75 лет. Столько хранятся личные дела работников организаций.
Есть документы, срок которых зависит от некоторых обстоятельств, например, учредительные документы предприятий не имеют срока истечения, поэтому лежат до тех пор, пока организация не будет ликвидирована либо преобразована.
Но не смотря на вышеуказанное положение, свидетельства о государственной регистрации лица в качестве ИП, письма о постановке на учет в налоговую хранятся 15 и 5 лет соответственно.
Выше было изложено лишь самая малая-малая часть тех документов и сроков, которые существуют на настоящий момент, подробнее данный вопрос регламентирован Приказом Министерства культуры России от 25 августа 2010 года N 558, в котором можно посмотреть все необходимые сроки сохранения документов.
По истечении своего времени нахождения в организации, документ утилизируется, но это происходит не так легко - документы просто так не выбрасываются, а на них должен быть составлен определенный акт, в котором указывается какие документы подлежат списанию, перечисляются их названия, а также иные необходимые данные.
