Любая должность, как правило, предусматривает выполнение трудовой деятельности в соответствии с внутренними распоряжениями и должностными инструкциями внутри организации (фирмы).
Руководители организаций разрабатывают должностные инструкции, предусматривающие ряд обязанностей для сотрудников, в том числе и для секретаря референта.
У секретаря референта большое и разнообразное количество обязанностей. Это обусловлено, прежде всего, размером самой организации (фирмы).
Но тем не менее, независимо от того, большая фирма или нет, можно выделить блок обязанностей, который присущ всем секретарям референтам. Так как это в первую очередь ведение делопроизводства в организации.
Основные должностные обязанности секретаря референта
Должностные обязанности секретаря референта предусматривают следующее:
-
прием и обработку всей поступающей в организацию документации;
-
получение на почте всех документов, пришедших в адрес фирмы;
-
контроль и отправка документов, писем, предложений;
-
набор текстов, распечатывание;
-
копирование необходимых документов;
-
согласование встреч, переговоров, проводимых в организации;
-
проведение подготовительной работы для проведения совещаний;
-
составление предварительного графика посетителей, их запись;
-
ведения списка и фиксация работников, опоздавших на работу;
-
систематизация документов;
-
проверка писем, справок и других документов, подготовленных для подписи руководителя;
-
обработка документов, подшивка в папки с описями;
-
заказ по просьбе руководителя и других работников билетов (жд, авиа), бронирование гостиниц;
-
оказание помощи в рассмотрении просьб, жалоб, предложений от работников к руководителю;
-
организация телефонных звонков руководителя;
-
заказ и получение канцелярских товаров, необходимых сотрудникам фирмы.
В каждом конкретной организации обязанности секретаря могут быть расширены с учетом вида и направления деятельности самой организации.
Это например, возложение такой функции, как обеспечение всех работников инструкциями, справочными материалами, необходимым оборудованием для работы.
Минимальные требования к секретарю референту
Секретарь референт должен иметь представление о правилах ведения делопроизводства, о сроках архивной сдачи документов, процедуре формирования документов для сдачи в архив.
Кроме требований, предъявляемых к должности, большое внимание уделяется личностным качествам секретаря, который должен быть приветливым, общительным, ответственным, вовремя исполняющим все поручения, отзывчивым и уравновешенным.
Так как основная масса общения с работниками, клиентами фирмы ложится именно на секретаря референта.
