Достаточно часто сотруднику кадровой службы приходится писать представления и характеристики на сотрудников.
Как написать представление? Какой должна быть их структура и объем? Существуют ли конкретные нормативные требования по оформлению данных документов? Эти вопросы рассмотрим в данной статье.
Особых нормативных и правовых требований к оформлению представлений нет. Во многом содержание этого документа формируется стандартами делопроизводства, практикой, опытом и образованием работников, принятых на предприятии.
Характеристика представления
Это документ, где указываются качества человека, проявленные в общественной и трудовой деятельности, а также отзывы о его работе в организации.
Необходимость в этом документе возникает тогда, когда работнику требуется дать оценку или принять определенное властное решение.
В зависимости от использования и цели составления данного документа их подразделяют на документ, предназначенный для использования на предприятии и по запросу других сторонних субъектов. Структура и содержание характеристики зависит от целей ее использования.
При оформлении представления к наградам следует учитывать следующие требования:
- Не разрешается использовать сокращения, неполные наименования и аббревиатуры;
- Оформление должно быть на листе форматом А4;
- Нужно указывать конкретные заслуги, за которые работник представляется к поощрению. Эти сведения следует подкреплять конкретными цифрами и данными, поскольку должна быть видна только положительная динамика работы примерно 3-5 лет;
- Нецелесообразно перечислять личные качества, отражать трудовой путь человека или перечислять раннее полученные награды;
- Нужно указывать конкретные виды деятельности в научной, законотворческой и методической деятельности;
- При оформлении следует обращать особое внимание на орфографию и пунктуацию.
Документ, предназначенный для внешнего использования
Такие документы составляются лишь по просьбам самих сотрудников, по требованиям сторонних организаций или государственных органов.
Цели таких представлений могут быть разнообразными, включая решение бытовых вопросов и применение в отношении человека мер государственного воздействия.
Иногда составление характеристик могут затребовать адвокаты или должностные лица, в производстве которых находится дело о правонарушении.
В случаях привлечения человека к уголовной или административной ответственности, суд или орган, уполномоченный на применение наказаний, при назначении наказания и разрешении дела должен учитывать личность виновного.
Поэтому такие органы наделены правом истребовать данные, характеризующие работника.
