В коммерческих отношениях часто складывается необходимость действовать вразрез с условиями уже подписанных договоров.
Если эта необходимость разовая, тогда не имеет смысла выносить на рассмотрение дополнительное соглашение.
В таких случаях необходимо направить контрагенту гарантийное письмо. В данной публикации будут рассмотрены условия и правила его написания.
Зачем нужны гарантийные письма
Такое письмо направляется в следующих случаях:
- необходимо получить товар без предоплаты;
- изменить сроки оплаты (получить отсрочку/рассрочку);
- избежать штрафных обязательств за несвоевременное исполнение условий договора;
- избежать разбирательства в суде.
Из вышесказанного видно, что гарантийные письма пишутся в случаях, когда действия этого участника соглашения могут стать причиной претензии (судебного разбирательства).
Кроме того, это необходимо в случаях, когда получена претензия. Вы согласны выполнить требования, указанные в ней, но не в данный момент. То есть, отказа нет, но и исполнение сейчас невозможно.
Гарантии, прописанные в официальном письме, дадут возможность показать, что претензия не проигнорирована. Как правило, иска в суд не следует.
Правила написания гарантийного письма
Данный вид писем печатается на официальном фирменном бланке предприятия. В верхней строке левой части указывается дата написания, город и ставится отметка о регистрации в исходящей корреспонденции. В этой отметке указывается исходящий номер и лицо произведшее регистрацию (должность, ФИО).
Напротив – справа, необходимо указать получателя. Если есть возможность, то кроме названия компании, необходимо указать должность и ФИО уполномоченного руководителя.
Название «гарантийное письмо» писать необязательно.
В тексте письма необходимо в деловой манере описать суть просьбы. Этот текст можно разбить на три смысловые части.
Впервой описываются взаимоотношения отправителя с адресатом, сформировавшиеся на момент написания.
Вторая часть несет в себе суть проблемы:
- поставить продукцию без оплаты;
- не выставлять штрафных санкций за возможную просрочку;
- прочее.
Все данные должны быть конкретными (количество, суммы). Лучше указать на то, почему появилась такая необходимость.
Заключительная часть гарантийного письма
В заключительной части приводятся гарантии оплат, поставок, выполнения работ и так далее.
Необходимо указать, до какой даты эти гарантии будут выполнены.
После текста указывается должность и ФИО руководителя, ставится его подпись, которая заверяется печатью.
Подается гарантия лично секретарю, либо по почте заказным письмом. В любом случае оно должно быть передано официально. В случае разгорания конфликта, оно послужит доказательством извещения.
Бесплатные ознакомительные примеры – внизу.
