Правильное составление авансовой отчетности является непременным условием для подтверждения легальности понесенных лицом расходов.
С 2001 года для упрощения процедуры используется унифицированный бланк АО-1. В данной статье рассмотрим, как сделать авансовый отчет.
Содержание авансового отчета
Аванс в данном случае понимается не как составная часть оплаты труда лицу, а как денежные средства, выдаваемые лицу под отчет в служебных целях, например, для отправления в командировку или хозяйственные нужды.
Внутри организации выдаче аванса предшествует составление руководителем приказа, в котором единожды или в каждом отдельном случае указываются лица, получающие аванс, сроки, цели, размер выдаваемой суммы.
В соответствии с утвержденной формой, отчет представляет собой документ, предусматривающий подробное описание понесенных затрат из суммы авансовых средств.
Авансовый отчет содержит сведения:
1. Общие сведения акта, информация о:
- организации, её руководителе, бухгалтере;
- получателе средств, его должности;
- выданной сумме.
2. Описание конкретных нужд, на которые были затрачены авансовые средства:
- документ, подтверждающий наличие расходов – он прописывается в соответствующем разделе отчета и прилагается к нему;
- сумма расхода, причем АО-1 предусматривает возможность указания суммы в рублях или в валюте;
- дебет счета.
Заполнение авансового отчета
Отчет заполняется в единственном экземпляре в три этапа.
1 этап. Получатель средств перед командировкой фиксирует получение средств в бухгалтерии, а после командировки расписывает понесенные расходы и прилагает подтверждающие документы: чеки, командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы.
После заполнения необходимых граф, получатель средств сдает отчёт в бухгалтерию организации.
При наличии несоответствия выданной суммы с расходами работник либо сдает оставшиеся деньги в бухгалтерию, либо указывает на недостаточность выданной суммы и тогда, после проверки, ему компенсируются дополнительные траты.
2 этап. Бухгалтерский работник принимает отчет и при наличии оставшуюся денежную сумму, а затем проверяет:
- было ли расходование средств целевым и оправданным;
- присутствуют ли оправдательные документы;
- правильно ли заполнен отчет, включая достоверность подсчета потраченных сумм.
3 этап. Руководителем организации утверждается проверенный бухгалтером отчет. За руководителя это может осуществить и уполномоченное им лицо.
Верно составленный отчет, утвержденный руководителем – это основание списания подотчетных сумм денег.
