В составлении авансовой отчетности возникает необходимость, когда работник получает денежную сумму на выполнение того или иного служебного поручения – от командировки до хозяйственных закупок.
Этот документ подтверждает расходы, фиксирует их сумму и цель, а так же обеспечивает возмещение сотруднику перерасхода. Неиспользованный остаток полученных средств он обязан вернуть организации, в противном случае, эта сумма будет удержана из его заработной платы.
Право на получение авансовой выплаты имеют только сотрудники, то есть те, с кем предприятие заключило трудовой договор. Лишиться права на выплату может работник, имеющий задолженность по предыдущему авансу. В целом список лиц, которые могут получить подотчетную сумму, сроки, а также размеры выплат устанавливается предприятием самостоятельно.
Общие правила составления авансового отчета
Согласно закону, у сотрудника есть три дня после завершения срока действия аванса или командировки, чтобы отчитаться, как он использовал доверенные ему деньги. Для составления такого отчета законодательством установлена обязательная форма АО-1. Она содержит графы для указания, какая подотчетная сумма была получена, каким был фактический расход и перерасход – их необходимо подтвердить, приложив к отчету квитанции, чеки и другие соответствующие документы.
Единственный экземпляр авансового отчета заполняется обеими сторонами: лицом, получившим деньги, и бухгалтерией.
Если вы – подотчетное лицо, ваша задача без ошибок заполнить нужные пункты двустороннего бланка и подтвердить совершенные расходы. На лицевой стороне от вас потребуется указать полное название предприятия, дату составления, ваши должность, инициалы, фамилию, табельный номер, цель получения авансовой выплаты, а также внести в таблицу данные о ранее полученном и настоящем авансах, расходе, остатке или перерасходе последнего.
Следующий шаг – заполнение обратной стороны: перечисление документов, который подтверждают факт затрат, дата составления каждого из них, общая сумма затрат на их основании и виды расходов.
Если вы – бухгалтер, ваша основная задача проверить уже заполненный отчет: верны ли все арифметические расчеты, нет ли неточностей в оформлении, оправданы ли затраты.
Получая от сотрудника отчет, бухгалтер составляет расписку о принятии документа на проверку, в которой обязательно отмечает его номер, дату заполнения и предоставления, сколько приложено документов и итоговую сумму.
Получая от сотрудника отчет, бухгалтер составляет расписку о принятии документа на проверку, в которой обязательно отмечает его номер, дату заполнения и предоставления, сколько приложено документов и итоговую сумму.
По завершении проверки на бланке оставляется соответствующая отметка. До передачи заполненного и проверенного отчета на утверждение руководителю остается один шаг: вписать остаток или перерасход и потраченную сумму в таблицу на лицевой стороне, а так же сумму, которая будет принята к учету, и номер счетов – на обороте.
Ниже расположен типовой бланк и образец авансового отчета, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
