Перед сдачей той или иной формы отчётности руководителю, специалист, курировавший проверку, должен в краткой форме донести основные результаты, не вдаваясь в особенную часть отчёта.
Как составить аналитическую справку? – вопрос, который мы рассмотрим в этой статье.
Анализ отчёта
Умение анализировать полученную информацию – одно из важнейших деловых качеств руководителя любого уровня. На производстве часто происходят различные внутренние проверки деятельности отделов и филиалов компании.
Руководитель среднего уровня, ответственный за проведение такой проверки, обязан представить результаты руководству или собственнику всей компании.
Но, чем выше должность, тем меньше свободного времени, и изучать отчёт полностью, вникая во все специфические данные, у генерального директора может просто не быть времени.
Целесообразнее требовать от подчинённых составления отдельной аналитической справки о результатах проверки.
В аналитической справке обязателен анализ проведённой процедуры, то есть, краткое, но ёмкое указание основных положительных и отрицательных результатов, основные моменты и обновлённые данные, полученные в ходе процедуры.
Так как проверка проводится специалистами, лицо, подающее аналитическую справку, должно указать в ней своё видение ситуации, основываясь на полученной информации, своём личном профессиональном опыте, и объективной внешней картине происходящего.
Анализ входящей информации
Зачастую, головное руководство фирмы является талантливыми и опытными бизнесменами, но не компетентными в узкоспециализированных вопросах, хотя и касающихся собственного дела.
Всё знать невозможно. Но необходимо максимально понимать всё, что происходит вокруг, устанавливая причинно-следственные связи всего происходящего.
Специалисты, занятые сбором той или иной информации, на основании полученных данных и объективного анализа, могут предоставлять руководителям аналитические справки, указывающие на тот или иной факт, к наличию которого пришёл специалист, занимаясь обработкой полученных сведений.
В форме аналитических справок, своевременно подаваемых руководству, может происходить и контроль за работой сотрудников, основной должностной обязанностью которых является сбор и обработка интересующей работодателя информации.
Форма аналитических справок определяется порядком и правилами внутреннего документооборота предприятий и учреждений, в которых применяются подобные документальные формы.
