Грамотно составленное письмо в деловом мире играет значительную роль. Правильно составленное письмо поможет добиться желаемых результатов и оставить у адресата хорошее впечатление об его отправителе.
Не все сегодня понимают, как составить письмо. Для этого могут потребоваться определенные знания и практика.
В этой статье изложена пошаговая инструкция, которая поможет составить текст письма и правильно его оформить.
Как составить полуофициальное письмо
Письма могут быть:
-
личные;
-
полуофициальные;
-
деловые или служебные.
Полуофициальные письма отправляются в различные организации с целью решения собственных проблем. Они не должны содержать выражения каких-либо эмоций.
Лучше, если они будут краткими, но информативными. Также следует писать текст простым, но логичным языком. Полуофициальные письма не стоит писать от руки. Они должны быть напечатаны.
В полуофициальных письмах следует всегда указывать адресата. Это можно сделать в правом верхнем углу бланка. Также по возможности следует указать должность получателя письма. Под адресатом указывается ФИО отправителя, адрес проживания и контактные данные.
Следует проверить, правильно ли написано ФИО отправителя. Многие организации ведут регистрацию документов в электронном варианте. Поэтому впоследствии по неправильному имени будет сложно найти письмо.
Если письмо отправляется в организацию повторно, нужно указать номер и дату регистрации первого письма. Эту ссылку можно указать слева самого текста письма.
Текст полуофициального письма можно начать со слов обращения к адресату. Например: «Глубокоуважаемый…».Если к письму прилагаются какие-либо документы, следует перечислить их в конце письма.
Как составить деловое письмо
Основное правило для написания делового письма состоит в необходимости использования фирменного бланка.
Какую информацию должен содержать в себе бланк делового письма:
наименование организации;
ее логотип;
контактные данные.
Для текста письма используется официально-деловой язык. Содержание письма должно быть простым и понятным, но в то же время грамотно изложенным. Если необходимо обратиться в одну организацию по нескольким различным вопросам, будет лучше составить несколько писем.
В тексте делового письма должны быть указаны причины обращения в организацию и основные цели, которые ставит перед собой отправитель. Затем нужно описать выводы из сложившейся ситуации и предложить конкретные предложения и рекомендации. Завершить текст письма следует подведением итогов, например: «Надеемся...» или «Уверены…».
В конце письма допускается использование таких фраз, как: «С наилучшими пожеланиями…», «С надеждой на…» или «С уважением…».
