Причины, служащие поводом для созыва собрания владельцев Общества с Ограниченной Ответственностью (далее - ООО), могут быть самыми разнообразными.
Но существуют и требования Законодательства нашей страны, которые обязывают проводить периодические собрания соучредителей.
Данная мера необходима для того, чтобы все совладельцы ООО могли быть проинформированы об итогах работы компании за отчетный период. Под периодом имеется в виду год. Это означает, что собрание должно проводиться ежегодно.
Для созыва собрания отводится двухмесячный срок. Оно должно пройти в период с 01 марта по 30 апреля ежегодно. Процедура проведения собрания не сложная, но и не лишена некоторых тонкостей. Ее можно разбить на два этапа.
Подготовительный этап (созыв) очередного собрания участников ООО
Инициатором созыва должен быть управляющий административный орган компании. Это может быть директор, генеральный директор и так далее.
Для того, чтобы проинформировать владельцев компании о дате собрания, необходимо подготовить и разослать уведомления.
Это делается в письменном виде. Более того, вручение лучше производить под роспись. В этом случае неявку можно будет воспринимать как сознательный отказ от участия в собрании.
Устав компании может содержать и особые требования к проведению созыва. Но, как правило, рассылаются уведомления заказными письмами с уведомлениями, либо вручаются лично.
Необходимо отметить, что с момента вручения уведомления до даты проведения собрания должно быть не менее десяти дней. Это требование необходимо учитывать при назначении даты очередного собрания участников ООО.
О том, как правильно составить уведомление можно осведомиться в соответствующем разделе нашего сайта. Кроме того, можно доверить составление нашим специалистам.
Этим подготовка не ограничивается. Необходимо предоставить отчетную документацию каждому из совладельцев для ознакомления, проверки и обработки. Это нужно сделать за тридцать дней до запланированной даты.
Порядок проведения заседания соучредителей
Первое, что необходимо – это провести регистрацию всех присутствующих. Для этого можно завести специальный журнал.
Или, например, можно издать регистрационную ведомость. В любом случае, необходимо получить подписи всех присутствующих. Это послужит доказательством.
Все обсуждаемое должно быть зафиксировано на бумаге. Для этого издается протокол собрания. Он должен содержать данные о повестке дня.
Если отчет руководителя компании сопровождался обсуждениями, они должны быть резюмированы и записаны. Причем, необходимо указать, кому и какие высказывания принадлежат.
Оформленный протокол должен быть составлен с учетом всех правил и требований. После окончания собрания он подписывается всеми присутствующими участниками.
