За средства, выданные предприятием работнику для трат на нужды самой организации, необходимо отчитаться.
Любая трата наличных, фактически принадлежащих предприятию денег, должна быть документально подтверждена.
Но помимо подтверждающих документов, сотрудник, которому средства выдавались, обязан составить внутренний, бухгалтерский документ – авансовый отчёт.
Зачем нужен отчёт
Авансовый отчёт это документ первичной отчетности. Любое движение денег в компании, а тем более движение наличности, должно выть зафиксировано документально. Допустим, сотруднику выдали определённую сумму на покупку большого количества товаров на нужды фирмы у различных продавцов. После совершения всех необходимых трат, у работника, их совершившего, на руках имеется довольно большое количество чеков, накладных, квитанций и.т.д. Сдавать кипу документов-подтверждений в кассу нецелесообразно.
Обоснованность траты денежных средств проверяет не только кассир, но и бухгалтер, а иногда, и руководитель. В результате передачи документов из рук в руки, какой-нибудь чек или квитанция может банально потеряться, зачастую чеки имеют довольно малый размер. Да и сотрудников, отчитывающихся за авансовые деньги, может быть несколько, при этом возрастает вероятность путаницы в документах и проблем с учётом потраченных денег. Для решения этой проблемы вводится специальный документ – авансовый отчёт.
Заполняем отчёт
Документ на стандартном бланке заполняет сам работник, которому выдавались наличные из кассы. В нём он указывает в таблице все произведённые траты, и номера подтверждающих документов. Теперь всё зафиксировано.
Кассир, принимая отчёт и свидетельства о тратах, проверяет правильность заполнения, наличие каждого из подтверждающих документов, указанных работником в отчёте и сумму, фактически выданную на руки и потраченную. Подпись кассира на документе для работника будет означать, что за аванс он отчитался, все траты произведены обосновано. Далее документ направляется в бухгалтерию.
Помимо подтверждения обоснованности трат, авансовый отчёт нужен для бухгалтерских операций по учёту движения денежных средств на предприятии. Суммы наличности, потраченные согласно авансовым отчётам, проходят по статьям расходов при составлении баланса предприятия.
Руководитель фирмы, после проведения бухгалтером проверки документов и сумм, указанных в отчёте, своей подписью заверяет правильность составления документов и обоснованность трат денег, выданных ранее авансом.
