при поддержке межрегионального общества защиты прав потребителей

Подписаться на рассылку

Яндекс.Метрика

Получите бесплатную консультацию юриста по любым вопросам

Журнал регистрации актов образец бланк

С какой целью в организациях и на предприятиях ведутся журналы регистрации актов? Какое они имеют значение?
 
 
Что представляет собой журнал регистрации актов
 
В государстве принята система делопроизводства. Она представляет собой стандарты принятия документов, их фиксации.
 
В случае с государственными организациями она обязательна. Государственные органы принимают регламенты работы с бумагами, и, в частности, обращениями, поступающими от граждан.
 
Частные предприятия и общественные организации не обязаны полностью перенимать государственные стандарты, однако и там заводят журнал регистрации актов. Разница в более упрощенном отношении в решении данного вопроса.
 
Система организуется или привычным способом – бумагами занимается делопроизводитель или один из работников, на которого возлагаются соответствующие функции. 
 
В его задачу входит внести запись в систему регистрации актов, а потом передать лицу, в компетенции которого решение вопроса.
 
Во многих фирмах работает система электронного учета и распределения документов. Она более практична и удобна, однако отсутствие дополнительных средств заставляет предприятия отказываться от неё.
 
 
Какая корреспонденция регистрируется, а какая – нет
 
Кроме писем от контрагентов и государственных органов, в фирму могут отправлять немало других писем, в частности, рекламных буклетов, множество отправлений приходит на электронный ящик.
 
Организации сами решают, что подлежит регистрации, а что - нет. Конечно, не могут игнорироваться документы, относящиеся к категории обращения граждан и письма из государственных органов.
 
Однако переписка с госструктурами может также регистрироваться избирательно, в основном то, что может использоваться в процессе защиты интересов организации.
 
Исключением являются официальные документы, бухгалтерская документация, при которых нет сопроводительных писем и сложно выяснить, кто их отослал.
 
 
Оформление журнала
 
Журнал регистрации актов в каждой организации имеет свою структуру, но в любом случае:
 
  • письмо регистрируется под номером, вписывается дата его принятия;
  • в одном из полей вписывается его название и дается краткая характеристика содержанию.
 
В организации с огромным массивом документации в журналах отмечается, кому передается корреспонденция.
 
С начала нового года отсчет в журнале начинается сначала, записи делаются или в старой, или новой книге, здесь уже как решит руководство.
 
Отдельным приказом назначается ответственное лицо за ведение журнала.
 
 
Каково его значение
 
Учет документов с одной стороны является обязанность в ряде случаев и контролируется государством, с другой стороны является доказательством направления того или иного письма.
 
Отсутствие журнала ставит их под сомнение. Особенно это важно в случае с налоговыми органами, иными контролирующими структурами. Кроме того, он помогает держать весь массив документации в порядке и не теряться в нем.
 
Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации актов, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее

Рассказать о сайте друзьям

Подписаться на рассылку

 

Любое использование информации с ресурса должно сопровождаться активной ссылкой на сайт uristhome.ru