С какой целью в организациях и на предприятиях ведутся журналы регистрации актов? Какое они имеют значение?
Что представляет собой журнал регистрации актов
В государстве принята система делопроизводства. Она представляет собой стандарты принятия документов, их фиксации.
В случае с государственными организациями она обязательна. Государственные органы принимают регламенты работы с бумагами, и, в частности, обращениями, поступающими от граждан.
Частные предприятия и общественные организации не обязаны полностью перенимать государственные стандарты, однако и там заводят журнал регистрации актов. Разница в более упрощенном отношении в решении данного вопроса.
Система организуется или привычным способом – бумагами занимается делопроизводитель или один из работников, на которого возлагаются соответствующие функции.
В его задачу входит внести запись в систему регистрации актов, а потом передать лицу, в компетенции которого решение вопроса.
Во многих фирмах работает система электронного учета и распределения документов. Она более практична и удобна, однако отсутствие дополнительных средств заставляет предприятия отказываться от неё.
Какая корреспонденция регистрируется, а какая – нет
Кроме писем от контрагентов и государственных органов, в фирму могут отправлять немало других писем, в частности, рекламных буклетов, множество отправлений приходит на электронный ящик.
Организации сами решают, что подлежит регистрации, а что - нет. Конечно, не могут игнорироваться документы, относящиеся к категории обращения граждан и письма из государственных органов.
Однако переписка с госструктурами может также регистрироваться избирательно, в основном то, что может использоваться в процессе защиты интересов организации.
Исключением являются официальные документы, бухгалтерская документация, при которых нет сопроводительных писем и сложно выяснить, кто их отослал.
Оформление журнала
Журнал регистрации актов в каждой организации имеет свою структуру, но в любом случае:
- письмо регистрируется под номером, вписывается дата его принятия;
- в одном из полей вписывается его название и дается краткая характеристика содержанию.
В организации с огромным массивом документации в журналах отмечается, кому передается корреспонденция.
С начала нового года отсчет в журнале начинается сначала, записи делаются или в старой, или новой книге, здесь уже как решит руководство.
Отдельным приказом назначается ответственное лицо за ведение журнала.
Каково его значение
Учет документов с одной стороны является обязанность в ряде случаев и контролируется государством, с другой стороны является доказательством направления того или иного письма.
Отсутствие журнала ставит их под сомнение. Особенно это важно в случае с налоговыми органами, иными контролирующими структурами. Кроме того, он помогает держать весь массив документации в порядке и не теряться в нем.
Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации актов, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
