Командировки сотрудников требуют специального документального оформления. В документальной форме требуется отчитаться и о самой командировке и произведённых тратах подотчетных средств.
Одним из бланков такой отчётности служит квитанция за гостиницу формы 3-Г, хотя на данный момент такой документ уже не актуален. Причины этого мы раскроем в статье.
Что такое форма 3-Г
Квитанция за гостиницу, являющаяся подтверждением того, что сотрудник, отправленный в деловую поездку, действительно проживал в этой гостинице, применялась до того момента, кода не была отлажена система расчетов с применением кассовых аппаратов и безналичных средств.
Все текущие расходы оплачивались наличностью и справка из отеля или гостиницы, с подписью и печатью руководителя, служила единственным документом, оправдывающим траты.
В настоящее время любое предприятие, торгующее каким-то товаром или предоставляющее платные услуги, должно пользоваться контрольно-кассовыми машинами для фиксации расчетов с клиентами.
Так как каждый подобный аппарат зарегистрирован в налоговой службе и проверить происхождение чека не представляется труда и при этом в чеке имеется вся информация о суммах, потраченных работником на проживание, дополнительного подтверждения в форме справки 3-г не требуется.
Замена формы 3-Г другим документом
Разработка внутреннего документооборота возложена на управляющий орган самого предприятия.
И руководитель компании вполне может решить, что одного чека из гостиницы в отчёте командированного сотрудника недостаточно. Справка 3-г выведена из оборота. Что делать?
Не стоит искать сложные пути выхода из ситуации, всё довольно просто. Чек кассового аппарата гостиницы работник имеет на руках.
Попросите менеджера или владельца отеля составить и подписать типовой договор оказания гостиничных услуг с работником, отправленным в командировку.
Соглашение, подписанное сторонами и кассовый чек, подтверждающий размер оплаты гостиничных услуг, устранят все сомнения в том, что работник предприятия действительно проживал в этом отеле.
Если по каким-то причинам договор составить затруднительно, хотя стандартные формы есть в открытом доступе, можно попросить руководство отеля составить любой другой документ, в котором уполномоченный сотрудник гостиницы подтвердит, что гражданин действительно проживал в номере и оплатил его в установленном размере.
Ниже расположен типовой бланк и форма 3-Г, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
