Долги не всегда появляются неожиданно и спонтанно. Во взаимоотношениях коммерческих структур часто формируются такие условия, которые на время лишают контрагента возможности своевременно оплатить по долгам.
Естественно, что всегда присутствует желание продолжать свою деятельность и не участвовать в судебных тяжбах и разбирательствах. Для этого необходимо произвести некоторый документооборот.
Он является частью досудебного процесса. Одним из таких официальных документов является гарантийное письмо.
Суть гарантии и когда она подается
Образец гарантийного письма можно бесплатно получить, воспользовавшись ссылками, расположенными в этой статьей.
Такие бумаги пишут, как правило, в двух случаях. Первый предполагает наличие долга. Тогда его суть - получить отсрочку и показать готовность продолжать взаимоотношения с кредитором. Второй случай - если долга по факту еще нет.
Например, для бесперебойной работы организации нужно приобрести сырье, но в настоящий момент нет возможности внести за него оплату.
Как написать гарантийное письмо
Основным требованием является письменная форма. Более того, текст должен быть написан на оригинальном фирменном бланке предприятия-должника. В заголовке уже должны содержаться идентифицирующие данные (реквизиты). Поэтому в "шапке" указываются названия предприятия-кредитора и компании-должника.
В тексте необходимо указать суть коммерческих взаимоотношений. Кроме этого нужно указать данные договорных документов.
После этого формулируется просьба к кредитору о переносе срока возврата долга. Для этого указывается конкретная дата расчета и конечная сумма задолженности.
Если речь идет о будущем формировании долга, то указывается та продукция, которая должна быть поставлена, ее количество и стоимость. Допускается описание причин невозможности произведения своевременных оплат.
Специфика составления документа
Так как это гарантийное письмо, в его текст вводится фраза «оплату гарантируем». Подписывается данное письмо полномочным представителем компании-должника. Эта подпись должна сопровождаться расшифровкой его должности и Ф.И.О. Бытует мнение, что при оформлении писем на бланке предприятия, наличие печати не обязательно. Но она не будет лишней. Дело в том, что оригинальная "мокрая" печать несет две функции.
В первую очередь она подтверждает полномочия подписавшего сотрудника. Во вторую - придает бумаге некую солидность.
Такие письма издаются в двух экземплярах (для должника и кредитора). Каждый из них должен пройти регистрацию в журналах входящей (исходящей) корреспонденции. Наличие данной бумаги не гарантирует согласия на предоставление отсрочки платежа, поэтому к составлению текста нужно отнестись крайне серьезно.
Ниже расположен типовой бланк и образец гарантийного письма об оплате задолженности вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
