В коллективной деятельности организаций часто прибегают к принятию решений коллегиальным способом.
Для этого проводятся всевозможные:
- собрания коллектива;
- заседания комитетов;
- совещания комиссий;
- прочие.
Для того, чтобы зафиксировать принятые постановления, ведутся протоколы. Кроме решений в них отслеживается весь процесс их принятия. Для этого привлекают секретаря, обладающего стенографическими навыками.
После окончания коллегии, секретарь готовит окончательный (чистовой) документ, который подписывается участниками дебатов.
Такие протоколы часто ведутся во время переговоров коммерческого характера.
Действия на стадии подготовки протокола
Подготовительные действия начинаются еще до заседаний. Во-первых, необходимо определить перечень вопросов, которые сформируют повестку дня.
Для того, чтобы обеспечить явку, нужно определить участников. Помимо лиц, напрямую касающихся повестки дня, привлекают специалистов-консультантов для разъяснений. Всем участникам необходимо разослать уведомления о дате и времени проведения коллегии.
Кроме этих данных в извещениях излагаются основные вопросы, которые подлежать рассмотрению. А при необходимости, нужно приложить копии ключевых документов для ознакомления.
Перед началом заседаний необходимо зарегистрировать всех явившихся. Этот список ФИО с подписями будет приложен к протоколу собрания. Именно он будет свидетельством того, что то или иное лицо присутствовало при вынесении коллегиальных постановлений.
Кроме ФИО необходимо внести в регистрационную ведомость идентифицирующие данные.
Для производств это могут быть:
- табельные номера;
- номера служебных удостоверений;
- упоминание занимаемой должности.
В других случаях можно использовать паспортные данные и данные других удостоверяющих документов.
Правила оформления протоколов
В результате развития техники, профессия стенографиста стала редкой. Поэтому часто применяют аудио-видео записи. Для того, чтобы в последствии идентифицировать принадлежность тезисов, каждый выступающий представляется каждый раз.
Эти записи могут быть сохранены на длительный период. Об этом можно указать в постановлении. При этом указывается место его хранения. Впоследствии каждый из участников по письменному заявлению имеет право получить ее копию.
Протоколы оформляются на бумаге А4. они бывают двух видов: развернутые и сокращенные.
Все реквизиты данного документа оговариваются в ГОСТе Р6.30-2003.
Для уточнения норм и стандартов. Можно воспользоваться нашим Интернет-ресурсом и помощью специалистов.
Для второго варианта необходимо воспользоваться формой заявки на консультацию внизу данной страницы.
Ниже расположен типовой бланк и образец протокола заседания комиссии вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
