Доказано: наше рабочее время наполовину состоит из всяческих заседаний, совещаний, конференций, симпозиумов, допросов, осмотров и т. п. И все эти нужные и важные мероприятия обязаны соответствующим образом оформляться. Оформляются они с помощью документа, который называется протокол.
По тому, как составлен протокол, каково его содержание, можно вникнуть в суть дела – даже если это дело случилось много лет назад и совсем в другой стране. Протокол имеет историческое и научное значение. Поэтому правильно составленный протокол – это очень важно.
В настоящее время разработаны специальные бланки протокола практически на все случаи жизни. И хотя, как было сказано, жизненных случаев множество, бланки протоколов, тем не менее, типичны.
Рассмотрим подробнее, из каких частей состоит протокол.
Заголовок, дата, номер
Заголовком протокола является наименование органа, данные о совещании или заседании которого вносятся в протокол, а также название того вида мероприятия (собрания, совещания и пр.), ход которого должен быть отражен в протоколе. Например, протокол заседания научного совета, протокол съезда политической партии и т. д.
Дата протокола – это та самая дата, когда происходило собрание или совещание.
Номер протокола – это порядковый номер проводимого заседания или совещания.
Вводная часть
В вводной части протокола обозначаются данные председателя собрания и секретаря. В графу «Присутствовали» вписываются имена всех должностных лиц, присутствовавших на собрании.
В вводной части указывается также повестка дня, перечисляются включенные в повестку вопросы и называются имена докладчиков по каждому из вопросов.
Основная часть
Основная часть протокола должна содержать такое количество разделов, сколько вопросов было в повестке дня.
Основная часть протокола может быть краткой и полной. Краткая часть фиксирует повестку дня, рассмотренные вопросы, имена выступавших, а также принятые решения. Такой протокол составляется обычно в тех случаях, когда совещание носит оперативный характер.
В полной части протокола, помимо перечисленных моментов, отражаются во всех подробностях все моменты собрания: все реплики, переданные записки, замечания, позиции и прочие «непротокольные моменты». То есть, полный документ отображает полную картину собрания.
Разделы и пункты в типовом документе
Каждый раздел в бланке состоит из обязательных трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ»). Все эти части должны быть заполнены при составлении протокола.
В разделе «СЛУШАЛИ» указываются имена основных докладчиков и излагается текст выступления.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются имена тех, кто принимал участие в обсуждении выступления и приводится текст их выступления.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» приводятся решения по обсуждаемому вопросу.
В протокола имеются две обязательных графы, в которых ставят свои подписи секретарь, составивший протокол и председатель собрания.
Ниже расположен типовой бланк и образец протокола, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
