Отчет о потраченных денежных средствах – это документ, с его помощью подотчетное лицо отчитывается о потраченных средствах, которые были выданы ему для служебных целей.
Изначально этот документ заполняет подотчетное лицо, а после чего он передается в бухгалтерию. Бухгалтерия проверяет правильность данных и в результате завершает оформление документа, выполняя необходимые действия.
Форма отчета
Возмещение расходов сотрудника на командировку или приобретение материальных ценностей в интересах компании осуществляется на основании формы документа, которая разработана организацией и утверждена руководителем фирмы.
На сегодняшний день разрешается оформить отчет, составленный в произвольной форме. В документе должна быть запись о сумме денег и о конкретном сроке, на который выдаются финансы, а также подпись руководителя.
Подотчетное лицо обязуется в срок, не превышающий 2-3 рабочих дня после дня истечения периода, на который были выданы финансы под отчет, или с дня выхода сотрудника на работу.
Отчет нужно предъявить главбухгалтеру с прилагаемой подтверждающей документацией (квитанции, кассовые чеки).
Информация, обозначающаяся в отчете о потраченных денежных средствах
- Полное наименование организации;
- ФИО подотчетного лица и занимаемая должность;
- Табельный номер подотчетного лица;
- Назначение финансовых средств (командировочные расходы, канц. товары, хоз. нужды и другое).
Ниже, как правило, идет таблица (левую часть заполняет работник, который получил аванс).
В таблице обозначаются следующие пункты:
- «Предыдущий аванс» (если ранее сотруднику выдавались);
- «Получен аванс» (обозначается сумма);
- «Итого получено» (выданная сумма);
- «Израсходовано» (сколько денег потрачено);
- «Остаток» (деньги, оставшиеся после использования средств);
- «Перерасход» (это поле заполняют только в том случае, если полученных средств не хватило).
Сведения о документах, подтверждающие расходы отмечаются в таблице на оборотной стороне. Обязательно указывается название документа и сумма расхода, а также номер и его дата. В конце обозначается итоговая потраченная сумма по всей документации.
После заполнения отчета подотчетное лицо ставит свою подпись. После этого заполненный бланк проверяется в бухгалтерии.
Ниже расположен типовой бланк и образец отчета о потраченных денежных средствах, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
