Как правильно оформить акт недостачи товаров?
Любая фирма, осуществляя финансовую деятельность и организуя взаимодействие с другими компаниями, так или иначе приобретает определенное имущество (или продает его).
Иногда между хозяйствующими субъектами вспыхивает спор, возникающий из-за явной недостачи полученных (или переданных) товаров.
Споры разрешаются как мирно, так и в судебном порядке. Во всех случаях необходимо заранее подготовиться, собрав достаточные доказательства, подтверждающие факт недостачи товаров.
Попробуем разобраться, как правильно оформить акт недостачи товаров.
Акт недостачи товаров
Правила оформления:
- Обязательная письменная форма с соблюдением требований законодательства. «Шапка» акта должна включать информацию, позволяющую идентифицировать стороны (обязательно укажите наименование организации, ее юридический адрес, телефон и так далее).
- В акте следует указать место, где была обнаружена недостача товаров. Этот факт следует подкрепить доказательствами, если они у Вас имеются. Если на месте пропажи товаров работала комиссия, то Вам необходимо вписать информацию, полученную от указанной комиссии.
- Не забудьте указать договор, который связывает Вас с контрагентом (например, при осуществлении договора поставки, производимой сторонней организацией, были произведены действия, которые привели к недостаче товара).
- Обязательно укажите те методы, которые были использованы для обнаружения расхождений.
Как оформить акт недостачи товаров на примере
Пример. Компании должны были поставить не менее пяти тонн яблок в разумный срок. Однако компания получила менее 3 тонн яблок. Это было установлено после соответствующего взвешивания продукции.
Факт недостачи, кстати, стоит протоколировать отдельным документом. Его необходимо подписать при свидетелях. Это поможет избежать возможных противоречий в судебном заседании.
При обнаружении серьезной недостачи товара советуем провести полноценное внутреннее расследование (перед представлением акта о недостаче контрагенту). В практике бывают случаи, когда недостача товара была вызвана неправомерными действиями со стороны работников предприятия.
Пример. Представитель одной из фирм подал заявление о недостаче товаров своему деловому партнеру.
Партнер, с которым данный гражданин работал несколько лет, написал жесткий ответ, после которого отношения между фирмами прекратились полностью. Позже выяснилось, что недостача товара была вызвана «внутренними» неправомерными действиями сотрудников.
