В процессе деятельности каждой организации приходится оформлять большое количество различной документации. Большинство из нее подлежит дальнейшему хранению. Естественно, храниться они должны таким образом, чтобы в любой момент можно было найти необходимую бумагу.
Для этого придется все хранящиеся документы классифицировать и объединить по нескольким критериям. Во-первых, документация классифицируется по причине оформления (предмету, действию и так далее). Кроме того вся документация разделяется в соответствии с периодом издания (или окончания участия в текущем делообороте).
Все отобранные по критериям документы объединяются в дела. Дел может быть много. Поэтому их необходимо подвергнуть повторной классификации. Для того, чтобы можно было производить учет хранящихся дел, необходим сводный их перечень.
Он имеет название номенклатура. О том, как правильно ее оформить, можно прочитать далее. После прочтения можно будет бесплатно скачать бланки и примеры оформления данного документа.
Какие номенклатуры дел могут быть: типы и значение
Не стоит думать, что этот документ не требуется. Дело в том, что существуют инструкции и правила делопроизводства. В них четко указано на необходимость применения данной меры в делопроизводстве.
Среди всех номенклатур можно выделить несколько групп (видов).
Типовой номенклатурой называется та, которая содержит перечень заводимых дел в организациях однотипного характера.
Примерной считается та, которая скорее является рекомендательной.
Эти два типа обычно применяется в организациях, которые имеют подведомственные образования. Эти номенклатуры содержат названия документов, собранных в дело по схожему признаку.
Третий тип перечней дел является индивидуальный. Он носит свои отличия уже на стадии формирования. К этому процессу привлекают руководителей отделов и структурных подразделений. Содержание такого перечня носит в себе те документы, которые возможно понадобятся в будущем.
Содержание документа
Содержанием данного документа является таблица. Количество ее столбцов равно пяти. В первом столбце содержится код (индекс) дела. Он должен содержать номер структурного подразделения, порядковый учетный номер хранящегося дела.
Второй столбец – самый содержательный. В эти графы вносятся названия документов. Но буквально названием обходиться не стоит. Необходимо здесь же указать достаточные данные для идентификации дела. Этими данными может служить адрес, маркировка, наименования адресатов, временные сроки, краткая суть дела и так далее.
По окончании года в третий столбец вносится количество хранящихся дел.
Четвертый столбец содержит указание на периоды хранения дел.
Последние графы предназначены для внесения примечаний.
