Для граждан основным документом, подтверждающим наличие официального стажа и указывающим на предыдущие места трудоустройства, является трудовая книжка. Это довольно серьёзный документ.
Каждый знает, что без предъявления трудовой книжки с записями о предыдущей работе, устроиться в хорошую организацию довольно проблематично.
А так как трудовая передаётся в отдел кадров и находится там до момента увольнения, на предприятии должны строго соблюдаться правила хранения трудовых книжек.
Ведение учёта документов
Правила оборота документации на предприятии предполагают ответственность сотрудников, работающих с документами, за их сохранность.
За трудовые книжки, их ведение, учёт и сохранность отвечают работники кадровой службы. Именно они обязаны следить за тем, чтобы в документы сотрудников своевременно вносились соответствующие записи, документация была зарегистрирована и учтена.
Работнику, передавшему трудовую в отдел кадров, документ редко требуется во время трудовой деятельности. Чаще всего сотрудник передаёт трудовую книжку работодателю и забывает о ней, и только во время увольнения забирает документ обратно.
Так как владелец документа сам не может контролировать сохранность своего имущества, за него временно отвечает лицо, которое пользуется трудовой книжкой работника в своей профессиональной деятельности – работник отдела кадров и именно он должен соблюдать правила хранения трудовых книжек.
Как хранятся трудовые книжки
Начнём с момента трудоустройства работника. В трудовую делается соответствующая запись о приёме гражданина на работу, номер самой книжки и данные её владельца записываются в специальный журнал учёта.
Организуется хранение документа. Как правило, хранение – это расположение документации в определённом месте в каком-либо (пофамильном, поцеховом или ином) порядке.
Когда хранение организовано и упорядочено, нужный документ найти достаточно легко, а в этом возникает периодическая необходимость, так как основные изменения в трудовой деятельности работника вносятся в трудовую.
Отдел кадров – не архив. Трудовые книжки периодически требуются для внесения изменения в данные.
Поэтому необходимо предусмотреть и организовать периодические сверки или инвентаризации документов, с целью предотвращения потери трудовых книжек работников, соответствия данных в них, существующему положению сотрудников.
За нарушения правил хранения трудовых несёт ответственность кадровый работник, отвечающий за сохранность этих документов.
