В нашей стране принято законодателем такое правило, согласно которому каждая организация, которая занимается коммерческой деятельностью, должна производить операции с денежными средствами с помощью кассы.
Это же касается и индивидуальных предпринимателей.
Что такое расходный ордер
Кассовый аппарат выполняет контрольные функции движения денежных средств на предприятии, а так же имеет важное значения для налогового учета.
Для использования кассовых аппаратов введены свои регламенты, которые подразумевают обязательную постановку кассовой машины на налоговый учет, в тот же орган, к которому относится сама компания или индивидуальный предприниматель.
Кроме того, после окончания ее деятельности, кассовую машину нужно снимать с учета, произведя все необходимые действия для такой процедуры.
Использование кассового аппарата так же подразумевает собой использование соответствующих документов, которые призваны фиксировать произведенные операции.
Так, выдача наличных средств сотрудникам компании должна быть оформлена всегда документально.
Для этого существует унифицированная форма документа, принятая к использованию для всех без исключения субъектов коммерческой деятельности — расходный кассовый ордер.
Расходный ордер это документ первичного значения.
Правила оформления расходного кассового ордера
Важный момент — выдача наличных средств в организациях всегда должна происходить на основании соответствующего документального распоряжения руководства или же заявления работника о получении им аванса.
Чтобы правильно оформить расходный ордер, сотруднику, отвечающему за кассу, необходимо придерживаться определенных правил.
Правила оформления:
- заполнить заголовок ордера, указав наименование организации или ее структурного подразделения;
- прописывается код ОКПО;
- далее следует прописать присвоенный ордеру номер согласно нумерации по порядку с начала каждого года;
- дата выдачи пишется обязательно;
- дебет и кредит имеет значение только для тех компаний, которые не выбрали своей системой налогообложения упрощенную, иначе их можно не заполнять;
- графа «сумма» должна содержать выданное количество денег;
- код назначения пишется, если организация придерживается такой системы;
- в дательном падеже прописываются имя, фамилия и отчество сотрудника, который получает от кассира деньги;
- поле «основание» должно содержать описание вида расхода;
- в графе «сумма» размер денежных средств должен быть отображен прописью буквами;
- документы, которые служат основанием к выдаче денег, должны быть указаны в поле «приложение»;
- графа «получил» должна быть заполнена получателем суммы денег с указанием прописью суммы, а так же с проставлением своей подписи и даты.
Кроме подписи получившего деньги сотрудника, ордер так же должен иметь подпись уполномоченного лица, которым может быть как руководитель, так и главный бухгалтер. Расходный кассовый ордер хранится в кассе организации и не предназначен для выдачи сотрудникам на руки.
