Любая организация обязана хранить документы в соответствии с их сроком годности. Обеспечивать хранение документов и следить за соблюдением законов обязан руководитель фирмы. В данной статье рассмотрим, сколько должны храниться бухгалтерские документы.
Каков срок хранения бухгалтерских документов
Для каждого документа в соответствии с законодательством, установлен свой срок хранения. Большинство документов подлежат хранению в течение пяти лет. Также, это самый минимальный срок.
Подробно сроки хранения каждого документа можно узнать в Налоговом кодексе и перечне, утвержденном Минкультурой.
В Налоговом кодексе сказано, что документы, используемые для расчетов, в том числе и бухгалтерские, необходимо сохранять в течение четырех лет.
Это требование относится ко всем документам, связанным с расчетом и выплатами налогов. Организация должна соблюдать установленный срок, если в договоре не были установлены особые требования.
В другом законе сказано, что любые расчетные документы бухгалтерии, отчетность и аудиторские заключения, должны храниться сроком, установленным архивом (минимальный – 5 лет).
Таким образом лучше хранить бухгалтерские документы не менее пяти лет, если для них законодательством не предусмотрен более длительный срок.
Срок хранения начинают считать с 1 января следующего года. Если документ был составлен в 2015 году, отсчет его хранения начинается 1 января 2016 года.
Исключение составляют только документы, связанные с НДС и документы о первоначальной стоимости амортизируемого имущества.
Документы с особыми условиями хранения:
- Годовая бухгалтерская отчетность – постоянно.
- Месячная бухгалтерская отчетность – 1 год.
- Передаточные акты – постоянно.
- Документы, связанные с инвестициями – постоянно.
- Документы о приеме-передаче имущества – постоянно.
- Документы, связанные с амортизируемым имуществом - 4 года.
Ответственность за несоблюдение сроков хранения бухгалтерских документов
Если в Вашей фирме будут отсутствовать необходимые бухгалтерские документы, налоговая служба, в ходе проверки, имеет право оштрафовать Вас на определенную сумму.
Отсутствие документов одного налогового периода – 10000р.
Отсутствие документов нескольких налоговых периодов – 30000р.
Если отсутствие документов влечет снижение налоговой базы – 20% от неуплаченного налога.
Во время налоговой проверки, сотрудники имеют право требовать от фирмы только документы, относящиеся к последним трем годам. Таким образом, они не могут штрафовать Вас за предыдущие 1-2 года.
