Когда вы развиваете свое дело, будь то ИП, ООО или ОАО, вы постоянно сталкиваетесь с большим количеством договоров.
Они как бы являются спутниками вашего бизнеса.
И в этом деле важно знать, не только как они составляются, но и как долго их нужно хранить.
Такие знания будут вам только плюсом.
С одной стороны, вы не будете хранить кучу ненужной макулатуры, но с другой вы и не выкинете, какой-нибудь важный документ.
Итак, приступим.
Почему важно не ошибиться?
Договор это свое рода показатель того, чем занимается ваша организация. Ведь по этим документам, по сути, прослеживается вся ее деятельность, все контакты с людьми и другими организациями и даже денежный поток.
Поэтому очень важно, чтобы вся документация была в порядке, особенно в случае проверок различными органами, соответственно все договоры и документы, к ним прилагающиеся обязательно нужно хранить определенное время, которое для каждого договора свое. В противном случае это может вылиться в глобальные проблемы для вашей организации, а в худшем случае даже привести к ее закрытию. Общий срок хранения договоров у нас в стране определен в законах и составляет не меньше чем пять лет. Но, разумеется, в каждом случае есть исключения и сейчас мы их коснемся.
Сколько же хранятся договоры?
Договоры в этом плане бывают постоянные, а бывают временными. Также бывают редкие исключения, которые хранят даже меньше положенных пяти лет, потому что их дальнейшее хранение не имеет смысла. Но, как уже говорилось ранее, их положено хранить не менее пяти лет, причем в данном случае нет разницы являются ли они постоянными или временными, изготовлены ли они на бумаге или составлены в виде документов на компьютере.
С постоянными договорами все достаточно просто: так как они действуют всегда и для деятельности необходимы, мы храним их не необходимый минимум, о котором говорилось выше. А то время, в течении которого они используются, то есть, в принципе, они могут храниться с незапамятных времен, вы просто время от времени их модернизируете, в соответствии с тем, как изменяются ваши отношения с теми, кто с вами его заключал.
С временными лучше держать ухо востро потому, что со временем, они могут стать ненужными и пылиться лишним мусором у вас на рабочем месте. Поэтому после того, как он уже перестал действовать, вы просто ждете пять лет и можете смело их утилизировать. К ним относятся: аренда всех видов; различные перевозки; договоры, касающиеся коммунальных услуг; страховые договоры; договоры, касающиеся мер безопасности и охраны вашего производства; бухгалтерских услуг и аудита; рекламные и другие, которые через время, если их не продлевать теряют силу.
К постоянным договорам, даже по смыслу можно отнести, те, которые создают ситуации неизменные временем, такие как, например, основания вашей компании (если вы являетесь обществом); купля-продажа и другие.
