Документация предприятия, использующаяся в повседневной деятельности, не может быть уничтожена сразу после утраты актуальности конкретного документа.
Некоторые данные, которые содержатся в отработанных документах, длительное время могут представлять определённую ценность.
Поэтому нужно организовать архивное хранение. О сроках хранения бухгалтерских документов в архиве и пойдет речь в данной статье.
Ценность документации бухгалтерского учёта
Движение финансов при осуществлении хозяйственной деятельности коммерческой фирмой всегда фиксируется в документах бухгалтерского учёта.
Такая документация имеет довольно строгие правила заполнения и оборота, так как содержит охраняемую законом информацию о величине прибыли компании и иных операциях с денежными средствами.
Бухгалтерские документы не уничтожаются сразу после того, как работа с ними фактически закончена, и бумага не требуется более, а хранятся наряду с иными документами компании в архиве на особом учёте.
Зачастую возникает необходимость поднять из архива отработанные бухгалтерские бумаги при спорных ситуациях с партнёрами или налоговыми и иными государственными органами.
Причём изъять документы из архива правоохранительные службы могут самостоятельно в рамках проведения какого-либо расследования.
Требования о хранении бухгалтерской документации в архиве стандартны и не отличаются от правил хранения другой внутренней документации, остановимся на сроках хранения таких бумаг.
Каковы сроки хранения бухгалтерских документов
Учитывая важность бухгалтерской документации, как бумаг, описывающих движение денег в компании, законодатель пересмотрел сроки архивного хранения такого рода документов и для основных видов отчётности вместо прошлого пятилетнего минимального срока хранения определил для бухгалтерских документов постоянный срок нахождения в архиве.
Это означает, что документация хранится бессрочно, всё время существования предприятия, а после её ликвидации передаётся в соответствующий орган для ответственного хранения бумаг.
Пятилетний минимальный срок хранения оставлен лишь для уточняющей документации (переписка отделов компании с бухгалтерией) и некоторых аналитических и контрольных документов.
Уменьшить установленный законом срок хранения в архиве нельзя по воле руководителя компании, но увеличить время нахождения бумаг на хранении, если на то существует внутренняя необходимость, вполне разрешается.
Нужно только оформить волеизъявление соответствующим приказом или распоряжением.
