В настоящее время ни одно предприятие или организация не может представить свою деятельность без документооборота.
В каждой организации заключаются каждый день разные виды соглашений, например, на продажи или приобретение товар, или услуг, также заключаются трудовые соглашения с сотрудниками организаций и другое.
Поэтому, чтобы в дальнейшем с бумажной работой не было неразберихи должен вестись учет соответствующих письменных соглашений, которые появляются новые каждый день.
Учет письменных соглашений может вестись как в электронном, так и в письменном виде, уже это право остается у руководства организации.
Если все-таки организации решает вести учет поступающих документов в письменном виде, то какой-то установленной формы для создания реестра учета не предусмотрено, организация этот порядок может разработать сама.
Этот способ является наименее затратным, чем например, покупка программы на компьютер всем для ведения учет документооборота.
Правила ведения письменного журнала по учету договоров
Если руководство организации решило вести все-таки вручную учет поступивших письменных соглашений, то соответствующий журнал должен вестись определенным образом.
Например:
- Заполнение соответствующего журнала начинается с заполнения главной страницы, то есть титульного листа, там прописывается названия соответствующего документа и также указывается полное название организации, по документам которой и был заведен соответствующий журнал. Бывает, что организация крупная и одного журнала по учету соглашений не достаточно, тогда можно завести еще журналы для разных отделов.
- Далее на титульном листе журнала указывается число его заведения и указываются личные данные человека, кто заполняет и составляет данный журнал по учету соглашений, то есть прописывается его имя, фамилия, отчество и указывается должность, которую он занимает в данной организации, в основном этот журнал ведет человек, который относится к отделу кадров.
- Внутри журнала необходимо расчертить восемь граф, это можно сделать и на компьютере и далее идет их заполнение.
- В первой графе прописывается порядковый номер договора,
- Во второй графе номер соглашения, приписанный ему после заключения.
- В третьей и четвертых графах указывается период начала и окончания действия.
- В пятой графе необходимо прописать предмет соглашения.
- В шестой графе прописывается название поставщика или работника, заключавшего соответствующее трудовое соглашение.
- В седьмой графе указывается, номер папки в которой хранится оригинал соглашения и ее местонахождение.
- В восьмой графе ставится личная подпись человека, кто несет ответственность за заполнения данного журнала с указанием его фамилии и инициалами.
