С самого начала, движение материалов выглядит и оформляется следующим образом.
На склад поступают материалы, которые сопровождаются первичными документами, такими как накладная или счет-фактура.
Далее заведующий складом должен проконтролировать чтобы данные в этих документах соответствовали с фактическим количеством и качеством материала.
Если все верно и не найдено никаких расхождений, то создаются ордера на каждый вид материалов по форме М-4.
Правила учета материалов на складе
Бланки такой формы заранее пронумерованы, но их заполнение не обязательно, так как при отсутствии расхождений в показателях, можно просто поставить поставить штамп на документы, которые были даны поставщиком вместе с товаром.
Если расхождения все-таки имеют место быть, то работник склада вместе с представителем поставщика должен оформить акт в двух экземплярах о приемке товара (форма М-7). Такой документ является основанием для пересчета, так как фиксирует недостачу или излишки.
Движение материалов, хранящихся на складах компании, учитывается с помощью ведения карточек складского учета (форма М-17), каждая карточка при этом должна соответствовать определенному номенклатурному номеру материалов. Так же она имеет свой номер и фиксируется в специальном реестре, а выдача таких карточек сотрудникам складов происходит под их подпись.
Правила заполнения карточек учета материалов
Согласно правовым нормам, регламентирующим порядок учетных мероприятий в организации, можно выделить следующие правила по ведению учетных карточек на материалы, хранящиеся в складских помещениях.
Таковыми являются:
- Записи в карточке основываются на данных первичных документов, после каждой записи должен подводиться остаток, что позволяет всегда быть в курсе актуального положения дел в компании.
- Альтернативой карточкам учета служит книга сортового учета, которая содержат те же графы для заполнения, предполагая учет по сортам, видам, размерам и так далее.
- Каждая запись должна быть подтверждена подписью ответственного за их ведения лица. Проверка соответствия указанных данных фактическому положению вещей должна производиться сотрудниками бухгалтерии не реже, чем раз в неделю.
- По истечению каждого месяца, актуальные данные о количестве остатков материала должны переноситься в другой документ учета — сальдовую ведомость.
Проверка сотрудниками бухгалтерии движения материалов опирается на:
-
первичной документации на материалы;
-
записи в карточках учета;
-
данных об остатках в сальдовой ведомости.
