Деятельность каждой организации сопровождается оформлением большого количества документов. Некоторые из них являются текущими, другие же подлежат длительному хранению.
Со временем приходит такой момент, когда и первые и вторые должны быть уничтожены. Это действие не может быть бесконтрольным.
Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения устанавливают законодательные акты Российской Федерации.
Так, например, бумаги, связанные с начислением и оплатой налогов утилизируются в соответствии с Налоговым Кодексом России. Существуют и другие нормативные акты. Каждые из них регламентируют утилизацию документации своего раздела.
Сроки хранения документов
Существует две категории организации с точки зрения архивного хранения данных. К первой из них относятся государственные структуры и инстанции. Вторая группа определяет негосударственные организации. В данной статье поговорим о хранении документов организациями второго типа.
Документооборот этих компаний можно разделить на четыре категории.
-
В первую входят бухгалтерские отчеты и экономические балансы.
-
Вторая категория вмещает балансы ликвидационные, передаточные и разделительные.
-
К третьей относятся данные сотрудников в виде их лицевых счетов. Любой учетный регистр входит в четвертую группу. К таковым можно отнести книги, журналы-ордера и так далее.
-
Для четвертой категории установлена необходимость хранения 36 месяцев. Документы из третьей группы хранятся 75 лет. Вторая категория подлежит обеспечению сохранности в течение 10 лет.
В отношении первой категории существует три различных срока. Так, например, годовые отчеты и балансы хранятся 10 лет. Такой же срок установлен и для сводных годовых балансов и отчетов. А вот квартальные должны существовать на протяжении 36 месяцев.
Процесс уничтожения документов
Для того, чтобы организации уничтожить бумаги с истекшим сроком хранения, в первую очередь должна быть создана экспертная комиссия. В нее должны войти работники структурных подразделений. Кроме них в состав комиссии вводятся работники архивных учреждений.
Совместная работа комиссии заключается в определении порядка отбора документации для утилизации. После того, как бумаги будут отобраны, производится опись. Для этого создается реестр, в котором указаны реквизиты каждого утилизированного документа.
Этот реестр подлежит согласованию с работниками архивных учреждений. Естественно, полученное разрешение должно быть письменным. Оформляется это в виде акта.
Акт подписывают все члены комиссии. Но этот документ необходимо утвердить. Фактом утверждения является наличие подписи на нем руководителя организации.
После этого те бумаги, которые были отобраны, передаются в организации, сферой деятельности которой является заготовка вторсырья. При этом обязательным является оформление передаточных документов. Повторное применение документации запрещено.
