В самом деле, любая компания рано или поздно сталкивается с необходимостью уничтожить определенную документацию.
Что для этого нужно сделать, и какие акты оформить Вы узнаете из данной статьи.
Проведение экспертизы ценности документации
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения заключается в том, что работодатель утверждает приказ о составе комиссии по оценке документов. В нее не лишним будет включить кого-то из руководства компании, бухгалтера, представителя юридического отдела и иных работников. При этом, комиссия может быть создана на постоянной основе, а может формироваться каждый раз по необходимости.
«Эксперты» проводят действия по установлению фактов истечения сроков хранения, далее составляют акты, в соответствии с которыми уже позднее будут уничтожены документы.
Чтобы точно определить срок хранения документов, необходимо ознакомиться с соответствующими законами. Отдельные бумаги могут храниться пять лет, а другие – больше семидесяти.
Работа по выделению документов к утилизации может производиться как в архиве компании, так и в отдельных структурных подразделениях, которые осуществляют хранение.
Составление акта
В акте перед названием структурного отдела пишется название этого подразделения. При этом, необходимо заголовки одинаковых дел вносить под общий заголовок и указывать общее количество дел. Специалисты советуют не завышать и не занижать число позиций в списке, дабы впоследствии избежать нежелательных последствий из-за несоответствия.
Необходимо перенести информацию с обложек проверенных документов в форму акта (заголовок дела, крайние даты, индекс).
Этот акт подписывается непосредственно лицом, которое оценивало документы. Также ставится отметка о том, что он был согласован с комиссией. Чтобы выполнить эту процедуру, нужно, первоначально, провести заседание общее и на нем рассмотреть акт. Затем уже составить протокол заседания.
После утверждения акта руководителем предприятия, можете уничтожать дела. Важным является и то, что больше их нельзя использовать для нужд компании.
Каким способом уничтожить документы
Есть несколько вариантов:
- Сжечь. Является не совсем рациональным с точки зрения пожарной безопасности.
- Использовать специальный прибор. Обычно, его можно использовать для небольшого объема бумаг.
- Чаще всего, компании привлекают стороннюю организацию, специализирующуюся на утилизации отходов. В таком случае, потребуется дополнительный приемо-передаточный акт.
