В процессе деятельности компании иногда возникает необходимость производить выдачу денежных средств под отчет. Некоторые организации пользуются такой законной возможностью постоянно.
Необходимо осознавать, что эта процедура должна сопровождаться оформлением нескольких бумаг. Это необходимо для бухгалтерии.
У многих возникает вопрос и причем не один. Какие документы оформлять, как это сделать и каким образом можно совершить бухгалтерскую проводку. И это далеко не все вопросы.
В данной статье мы постараемся ответить на большинство из них. Если интересующий вопрос не вошел в данную публикацию, можно будет задать их нашим специалистам.
Основания для выдачи денежных средств под отчет
Первое, что необходимо заметить, это отсутствие в законодательстве ограничений по сумме, которую можно выдавать. Это означает, что сумма может быть любой.
Цель выдачи, как правило, такова:
-
произведение закупки товаров хозяйственного назначения;
-
оплата услуг через кассы (при невозможности провести перечисление);
-
оплата затрат структурных подразделений, которые находятся в радиусе управления;
-
выдача командировочной суммы;
-
прочие цели.
Перед тем, как начать произведение выдач денежных сумм под отчет, необходимо определить последовательность действий при оформлении. Это можно сделать, издав соответствующий приказ.
Он издается за подписью директора и является распоряжением для тех лиц, которые будут принимать участие в процедуре.
В тексте приказа должен быть приведен перечень лиц (должностей), которые имеют право принимать денежные средства. Кроме этого прописывается срок, на который эти деньги могут быть выданы.
Там же необходимо привести форму авансового отчета, который будет сдаваться после траты денег. Эта форма становится утвержденной после подписания приказа.
Порядок выдачи денежных средств под отчет
Порядок выдачи подотчетных сумм должен выглядеть следующим образом. Первое – это написание заявления. Его пишет то лицо, которое будет принимать деньги. На этом заявлении необходимо получить резолюцию руководителя.
Эта резолюции является распоряжением на выдачу. Она должна содержать информацию о сумме и сроке выдачи.
Бухгалтерия должна издать товарно-кассовый ордер. На его основании выдается сумма. По истечении указанного срока наступает момент, когда получивший работник должен отчитаться за эту сумму.
Этот отчет оформляется в виде авансового. С его примерами и образцами можно будет бесплатно ознакомиться, если воспользоваться ссылками, которые расположены под этой статьей.
Особое внимание хотелось бы уделить процессу непосредственной передачи денег на руки. Она производится только по предъявлении ордера, выписанного и подписанного бухгалтером.
Принимающему сотруднику при себе необходимо иметь документ, удостоверяющий личность. Таким документом является паспорт гражданина Российской Федерации.
