В настоящее время делопроизводство содержит в себе возможность проставления первых и вторых подписей. Правами по первым безоговорочно владеют руководители – у них есть возможность уверенного проставления свих автографов во всех документальных пакетах.
Что касается прав по вторым подписям, ими обладают главный бухгалтер. Усложнение ситуации возникает тогда, когда последние в компаниях отсутствуют, что нередко имеет место в маленьком предприятии.
Следовательно, груз всех полномочий по первым и вторым очередям возлагается всецело исключительно на руководителя.
В подобных ситуациях следует заняться обязательным составлением приказов по предоставлению прав на подпись в первичном документе, во избежание неполадок в рабочих процессах.
Специфика проведения процедуры
Существует целый ряд факторов, подкрепляющих необходимость передачи прав по подписям:
-
в фирмы поступают огромные количества документальных пакетов, нет возможность самостоятельного изучения и обработки всех бумажных потоков;
-
предприятия осуществляют деятельность, не имея выходного дня, тогда как работа сотрудников имеет посменных характер;
Разумеется, речь не идет о навязывании руководителям делегирования прав по подписям на каждом документе, поступающем в компанию.
Однако есть документальный ряд, ставить свои визы на котором не является сложным для любого сотрудника организации:
-
счет-фактура;
-
лист кассовых книг;
-
расходный и приходный ордер;
-
разновидности накладных;
-
ряд договоров;
-
доверенность.
Особенности составления приказов
Процесс по передачи прав на подпись возможен при обращении исключительно к своим сотрудникам. Третьи лица, не имеющие отношений к фирмам, не могут обладать подобными правами по подписанию документальных пакетов.
Есть возможность выбора совершенно любых сотрудников – к примеру, исполнительных директоров, младших менеджеров, согласных стать обладателями дополнительных обязанностей и ответственностей.
В приказах есть возможность установления временных сроков, в пределах которых переданные права будут иметь действие. Когда руководители отлучаются на определенные временные сроки, тогда именно их рекомендуется указывать в приказах.
В случаях, когда речь идет о делегировании сотрудникам всей бюрократической процедуры в окончательном и бесповоротном варианте, пункты со сроком опускаются.
Ниже расположен типовой бланк и образец приказа о праве подписи документов вариант которого можно скачать бесплатно.
