при поддержке межрегионального общества защиты прав потребителей

Подписаться на рассылку

Яндекс.Метрика

Получите бесплатную консультацию юриста по любым вопросам

Должностные инструкции офис менеджера образец бланк

В настоящее время достаточно трудно представить работу современного предприятия без офис-менеджера.
 
Что касается  должностной инструкции офис-менеджера, то она требует серьезной проработки, поскольку в должностные обязанности лица, занимающего эту должность, входят функции секретаря, администратора, завхоза.
 
Иногда офис-менеджер занимается кадровым делопроизводством, а также первичной бухгалтерией. В этой статье рассмотрим важные нюансы этой работы и рассмотрим типичные обязанности менеджера и его полномочия.
 
 
Требования к офис менеджеру
 
Офис менеджер должен знать:
 
  • деловой этикет, правила делового общения, а также правила ведения телефонных переговоров;
  • схемы документооборота и организацию делопроизводства;
  • систему  первичного  кадрового учета, включая инструкцию по делопроизводству;
  • структуру компании и направление ее деятельности, включая его партнеров и руководителей;
  • направление деятельности организации и функции деятельности всех структурных подразделений компании;
  • правила эксплуатации вычислительной, а также организационной техники;
  • порядок  прохождения служебных документов;
  • нормы и правила охраны труда, включая противопожарную защиту и технику безопасности.
 
На  данную должность назначается физическое лицо, у которого имеется высшее или среднее профессиональное образование. Отметим, что назначение и освобождение от данной должности производится распоряжением гендиректора.
 
 
Основные обязанности
 
Офис-менеджер ежедневно получает документы, проводит их регистрацию и в результате направляет их исполнителям. Он также контролирует сроки  исполнения всех поручений директора руководителями структурных подразделений.
 
Если возникают вопросы, требующие немедленного решения, то офис-менеджер должен обязательно об этом сообщить руководству.
 
В обязанности офис менеджера также входит следующее:
 
  • Обеспечение сохранности документов, их перевод на архивное хранение или уничтожение.
  • Регистрация и учет договоров.
  • Введение учета и прием отчета доверенных лиц.
  • Введение кадрового учета, оформление отпуска и больничных других работников офиса.
  • Участие в совещаниях, которые проводит генеральный директор.
  • Обеспечение рассылки, хранение и учет распоряжений и приказов.
  • Своевременное  пополнение  всех необходимых офису запасов канцелярских принадлежностей, а также расходных материалов.
 
Офис-менеджер обязан выполнять все возложенные на него функции и обязанности, а также сохранять конфиденциальность информации, обеспечивать сохранность документов и своевременно выполнять распоряжения своего руководства.
 
 
Права офис менеджера
 
В случае, когда документы подготовлены с ошибками или нарушениями, то у офис-менеджера имеется право требовать от исполнителей  их доработки. Он вправе вносить предложения, которые направленные на оптимизацию делопроизводства и документооборота. Разрешается самостоятельное решение вопросов, связанных с незапланированным посещением партнеров, клиентов или других посетителей офиса.
 
Должностная инструкция может меняться или дополняться приказом гендиректора.
 
Ниже расположен типовой бланк и образец должностной инструкции офис менеджера, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее

Рассказать о сайте друзьям

Подписаться на рассылку

 

Любое использование информации с ресурса должно сопровождаться активной ссылкой на сайт uristhome.ru