Главной сложностью написания данной разновидности деловых писем является сохранение положительных взаимоотношений с бизнес партнером, учитывая характер данного письма.
Так как цель его в изложении своих претензий и недовольств для того, чтобы защитить свои права.
Поэтому так сложно при таких высказываниях не испортить отношений.
Содержание письма претензии
В претензиях сторона обычно указывает на возникшие сложности, которые стали следствием действий адресата, а так же сообщает другой стороне о возможных последствиях невыполнения ею своих обязательств.
Структура, пример письма претензии, которое выглядит следующим образом:
- описание повода для написания данного письма;
- указание требования, то есть результата настоящего обращения;
- сведения относительно доказательств написанных выше слов;
- если установлен факт ущерба, то необходимо указать его размер и подсчитать стоимость его возмещения;
- для большей убедительности будет кстати обратиться к нормам права, касающихся данного нарушения или проблемы.
Примерные правила для грамотного составления письма-претензии
Данный письменный документ должен обязательно содержать реквизиты обоих сторон: и отправителя и адресата, а так же контактные данные, для возможности ответить. А так же, должна стоять актуальная дата составления и название документа, которая не должна заканчиваться точкой.
- Далее следует начать изложение с вежливого обращения. В чем ни заключалась проблема, надо в обязательном порядке сохранять вежливый тон, не допуская грубости и фамильярности. После обращение коротко о сути обращения в вводной фразе.
- Затем можно приступить к самой претензии, как правило, сначала необходимо сообщить об обязательстве, и на основании чего оно существует. А затем уже о нарушении его. Например, согласно договору № N, от такого-то числа, компания N обязана была предоставить к такому-то сроку определенный товар, но этого произведено не было.
- Далее можно внести немного приятной информации для того, чтобы разбавить негативный оттенок. Можно сообщить, что составитель претензии много лет пользуется услугами компании N, и всегда был доволен. А так же можно выразить надежду, что данный инцидент лишь исключение из многолетнего положительного сотрудничества и что вопрос урегулируется мирно и в короткие сроки.
- Важно грамотно обосновать свои требования, ссылаясь на официальные документы и нормы права.
- И вместе с выраженным итоговым требованием автора претензии предложить вариант разрешения ситуации.
Ниже расположен типовой бланк и образец письма претензии вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
