Уничтожение какого-либо имущества предприятия, даже если оно не представляет никакой ценности, должно происходить в соответствии с определённой процедурой.
Уничтожается не только мусор и отходы производства. В ряде случаев, на утилизацию направляют и документацию, и предметы, уничтожение которых из-за из потенциальной опасности может принести определённый вред кому-либо.
Оформляем акт утилизации документов из архива
Рассмотрим утилизацию документов потому, что некоторые сведения, которые содержатся в уничтожаемых документах, могут представлять серьёзный корыстный интерес для посторонних. И просто выкинуть документацию из архива на свалку нельзя, необходимо соблюсти специальную процедуру.
Уведомление руководства
После проведения некоторых работ в архиве, сотрудниками архивной службы может быть подготовлена документация с истекшим сроком хранения, которую надлежит утилизировать. Об этом в известность ставится руководитель компании, который своим решением, оформленным документально, даёт распоряжение на утилизацию документов.
Подготовка к процессу уничтожения
Прежде всего требуется составить подробную опись тех бумаг, которые будут уничтожены каким-либо способом.
Такая опись потребуется в последующем, как подтверждение того, что документы действительно были утилизированы, а не использованы кем-либо в своих интересах или переданы заинтересованным лицам. Созывается комиссия, которая будет участвовать в утилизации и удостоверит действительное уничтожение документации.
Процесс утилизации
Документы из архива в присутствии комиссии уничтожаются так, чтобы навсегда был утрачен доступ к информации, содержащейся в них. Чаще всего документацию просто сжигают.
Но в последнее время появилось довольно много различных приспособлений иными механическими способами уничтожающими документы, например, путём измельчения бумажных носителей до кусочков такого размера, что восстановить первоначальный документ не представится возможным в принципе.
Заполнение акта утилизации
После уничтожения информации на бумаге члены группы, присутствовавшей при утилизации, составляют акт. В нём указывается, что документация из описи, которая была составлена ранее, надлежащим образом уничтожена.
Все документы до единого утилизированы, и доступ к данным, которые содержали такие документы, утрачен навсегда.
Утверждение руководителя
Составленный акт передаётся руководителю компании, который своей визой подтверждает произведённое действие и удостоверяет своё согласие с проведённой процедурой и порядком её проведения.
Ниже расположен типовой бланк и образец акта утилизации, вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
