Что это такое - докладная записка?
Докладная записка - это документ, адресованный руководству другого структурного подразделения или руководителю вышестоящего учреждения.
Содержит он обстоятельное изложение каких-то вопросов с выводами или предложениями составителя.
Составляют докладную записку в основном по личной инициативе должностного лица (автора) или же по требованию руководителя.
Виды докладных записок
По своему содержанию их разделяют на:
-
информационные;
-
отчетные;
-
инициативные.
Информационный документ составляется регулярно. Содержит она информацию о методах выполнения работы и ее деталях.
Отчетные записки информируют о выполнении распоряжений, указаний или завершении работы.
Инициативные записки составляются с целью, чтобы адресат принял определенное решение. В этой записки содержатся конкретные рекомендации, выводы или предложения.
Правила оформления и содержания документа
В основном оформление докладной записки - это волеизъявление ее составителя и зависит только от него. Если данный документ адресован руководителю предприятия, то она считается внутренней запиской.
В случае направления ее за пределы предприятия, то - внешней. Внутренние документы должны оформляться на обычном листе, а внешние - на общем бланке.
Внутренняя записка включает:
-
полное наименование структурного подразделения;
-
дату;
-
заголовок текста;
-
инициалы адресата;
-
сам текст;
-
подпись.
А внешняя содержит:
-
полное наименование предприятия;
-
место составления;
-
дату;
-
индекс;
-
заголовок;
-
сам текст;
-
фамилию исполнителя;
-
подпись руководителя предприятия;
-
номер телефона руководства.
Текст данного документа должен состоять из вводной части и заключительной. В первой в основном излагают события и факты, которые послужили основанием для создания записки.
Во второй части содержатся предложения и выводы автора записки, а также конкретные меры, которые нужно предпринять.
Руководитель, рассмотревший внутреннюю записку вправе принять решение о издании документов или проведении мероприятий.
Составлять докладную записку разрешается в письменном или устном виде. С помощью этого документа можно вносить предложения об улучшении технической стороны каких-то производственных процессов или же выразить свое несогласие с принятым решением.
При подготовке записки автору, прежде всего, следует хорошо подумать, чтобы доступно сформулировать свою точку мнения, после чего привести убедительные доводы в свою пользу.
Нередко в организациях разрабатывают специальный шаблон, который используется в дальнейшем.
