По закону трудовая книжка должна храниться в организации во время всего срока работы ее владельца. На руки она не выдается.
Бывают ситуации, когда нужна грамотно заверенная копия. А специалисты кадрового отдела не всегда знают, как заверить копию трудовой книжки.
Разобраться в том, как грамотно заверить копию трудовой книжки, поможет данная статья.
Для чего нужна заверенная копия
Копия трудовой книжки необходима для того, чтобы представлять ее:
-
банки для рассмотрения вопроса о кредите;
-
Пенсионный фонд РФ для решения вопросов, связанных с выплатой пенсии;
-
УФМС для выдачи загранпаспорта;
-
для учреждений здравоохранения в случаях предоставления инвалидности;
-
в другие учреждения.
Заверенная копия имеет юридическую силу сопоставимую с оригиналом.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Работнику нужно написать заявление на выдачу копии трудовой книжки. Его нужно оформить на имя руководителя или начальника подразделения кадров. Отказать в предоставлении документа они не имеют права.
Следует сделать копии всех страниц книжки, на которых есть записи. Но полная копия не всегда нужна. Бывает, что нужно предоставить информацию за конкретный период времени.
Тогда следует снять копию с первой страницы, на которой представлены личные данные ее владельца, и со страниц, соответствующих нужному периоду.
Некоторые организации могут потребовать, чтобы каждый разворот копии был сделан на отдельном листе.
На все страницы копии необходимо нанести надпись «копия верна» и подтвердить ее подписью заверителя и печатью. Подпись должна состоять из указания должности и ФИО.
Следует отметить, что оттиск печати должен находиться на подписи заверителя, частично на тесте копии. Иначе копию могут признать недействительной.
Печать должна быть либо круглой, либо печатью кадрового отела.
На копии трудовой книжки последней страницы после последней записи нужно обозначить следующие данные:
-
номер записи;
-
запись: «работает по настоящее время»;
-
дата заверения;
-
должность и ФИО заверителя;
-
печать.
Сведения следует наносить на строке сразу после последней записи.
Заверенный документ может быть действителен в течение месяца. В случае, если за это время вносятся изменения в трудовую, копия перестает иметь юридическую силу. Такая же ситуация будет, если работник уволится.
Грамотно заверенная копия имеет единый стандарт. Поэтому неважно, для каких целей и в каких организациях она может быть использована.
