Командировка сотрудника по служебной необходимости должна быть удостоверена специальными документами. Для самого сотрудника, отправляющегося по делам фирмы в поездку, основным документом, помимо паспорта, будет командировочное удостоверение. Образец заполнения командировочного удостоверения будет освещен в нашей статье.
Контроль деятельности командированного
Возникает вопрос – зачем выписывать удостоверение сотруднику, отправившемуся в командировку, если можно позвонить принимающей стороне и сообщить, что человек направлен к ним.
Документооборот. Любая деятельность сотрудников предприятий должна быть зафиксирована документально. Командировка может иметь довольно ощутимый экономический эффект, и его нужно правильно отразить в финансовых документах.
Удостоверение личности. Звонки звонками, а принимающей стороне требуется убедиться, что человек, прибывший к ним, является именно тем, за кого себя выдаёт. В командировочном удостоверении помимо данных о сотруднике, идентичных с данными паспорта, должны стоять печати и подписи стороны, инициировавшей поездку – руководства командированного.
Контроль деятельности сотрудника. Допустим, что специалиста отправили в поездку по многочисленным филиалам фирмы. Как удостовериться, что тот посетил все необходимые компании и провёл там требуемые действия? В удостоверении командированного ставятся отметки из каждого места посещения и обозначаются даты прибытия и убытия.
Финансовый контроль
Обычно, отправляющемуся в деловую поездку сотруднику, выдаётся определённая сумма денег, для обеспечения поездки – командировочные. За них, после командировки, сотрудник обязан отчитаться письменно. Помимо чеков и иных подтверждающих расходы бумаг, в бухгалтерию сдаётся и командировочное удостоверение. В нём, помимо вышеперечисленных отметок, указываются и иные сведения, которые могут подтвердить обоснованность трат. Так, в удостоверении ставится отметка из гостиницы, в которой проживал работник. Вкупе с чеком из такой гостиницы, отметка достоверно указывает на то, что информация, в отчёте командированного правдива и он действительно жил в этой гостинице.
Таким образом, командировочное удостоверение позволяет вполне легко проверить действия работника в поездке, посещение требуемых в поставленной задаче мест, обоснованность трат выданных командировочных сумм.
